Dịch vụ tuyển dụng hộ tại Việt Nam cho đội vận hành 24/7

Vì sao đội vận hành 24/7 cần cách làm EOR khác

Tuyển một nhân viên văn phòng bình thường tại Việt Nam đã là việc nhạy cảm về tuân thủ. Tuyển một đội làm ca xoay, làm đêm, cuối tuần hay ngày lễ còn phức tạp hơn. Cấu trúc quan hệ lao động phải khớp với cách làm việc thực tế, không chỉ khớp với chức danh.

Điều này quan trọng với doanh nghiệp nước ngoài vận hành chăm sóc khách hàng, giám sát kỹ thuật, vận hành nội dung, an toàn nền tảng, điều phối logistics, hỗ trợ giao dịch, vận hành công nghệ thông tin, ứng cứu sự cố, hay bất kỳ chức năng nào cần trực ngoài giờ hành chính.

Với đội 24/7, mô hình EOR nên được thiết kế ngay từ đầu quanh việc xếp lịch, quy tắc trả lương, hồ sơ tiền lương, tài liệu ca kíp và quy trình phê duyệt.

BusinessPartner.vn hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài qua dịch vụ tuyển dụng hộ tại Việt Nam, cùng các hỗ trợ liên quan về kế toán, thuế và tuân thủ tiền lương và dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam.

Khi nào EOR phù hợp với đội 24/7 tại Việt Nam

EOR là lựa chọn thực tế khi doanh nghiệp nước ngoài muốn tuyển người tại Việt Nam trước khi lập pháp nhân. Với vận hành 24/7, EOR đảm nhận phần quan hệ lao động, còn công ty ở nước ngoài quản lý phần vận hành hằng ngày.

✓ Đội chăm sóc khách hàng

Nhân sự tại Việt Nam hỗ trợ khách hàng ở nước ngoài qua nhiều múi giờ.

✓ Giám sát vận hành

Đội theo dõi hệ thống, logistics, hàng đợi dịch vụ, giao dịch hoặc sự cố.

✓ Hỗ trợ kỹ thuật

Các vị trí hỗ trợ công nghệ thông tin, SaaS, ứng dụng, nền tảng hoặc hạ tầng cần trực theo ca.

✓ Đội thí điểm thị trường

Những nhân sự đầu tiên tại Việt Nam dùng để thử cấu trúc đội trước khi lập công ty đầy đủ.

EOR ít phù hợp hơn nếu đội tại Việt Nam phải nắm giấy phép trong nước, trực tiếp xuất hóa đơn cho khách, vận hành dịch vụ có điều kiện, hoặc đại diện cho công ty nước ngoài theo cách đòi hỏi pháp nhân đầy đủ. Trong các trường hợp đó, nên đánh giá gia nhập thị trường và thành lập công ty tại Việt Nam phương án đó.

Thiết kế ca kíp phải đi trước tiền lương

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng câu hỏi về mức lương tháng ước tính. Với vận hành 24/7 thì như vậy chưa đủ. Điểm khởi đầu đúng là mô hình ca kíp thực tế.

Lịch càng phức tạp thì bảng chấm công, quy trình tiền lương và phê duyệt rõ ràng càng quan trọng.

Vấn đề tiền lương với đội 24/7 tại Việt Nam

Với đội 24/7, tiền lương không nên tính thủ công vào phút chót. Người sử dụng lao động cần cách theo dõi rõ ràng lương cơ bản, ngày công, làm đêm, làm thêm giờ, làm cuối tuần, ngày lễ, nghỉ phép và phụ cấp.

Làm việc ban đêm

Việt Nam xử lý việc làm đêm khác với làm ban ngày. Với nhiều đội vận hành, lịch ca thường xuyên bao gồm khung 22:00 tới 06:00. Những giờ này cần được xác định rõ trong lịch làm việc và hồ sơ tiền lương.

Làm thêm giờ

Làm thêm giờ phải được duyệt trước, ghi nhận và trả đúng. Nếu đội hỗ trợ thường cần thêm giờ để bàn giao, xử lý sự cố hay khi khối lượng tăng đột biến, quy trình làm thêm giờ nên được đưa vào mô hình vận hành.

Làm cuối tuần và ngày lễ

Việc trực cuối tuần và ngày lễ nên được lên kế hoạch trước. Doanh nghiệp nên tránh những sắp xếp phi chính thức khi người lao động được kỳ vọng luôn sẵn sàng mà không có hồ sơ rõ ràng hay cách tính công.

Phụ cấp và phúc lợi

Một số doanh nghiệp có phụ cấp ca, hỗ trợ ăn ca, hỗ trợ đi lại hoặc thưởng theo hiệu suất. Những khoản này cần được ghi rõ để hồ sơ tiền lương, thuế và nhân sự luôn nhất quán.

Đội 24/7 nên có lịch ca, bảng chấm công, hồ sơ phê duyệt, hồ sơ nghỉ phép và các cấu phần lương được sắp xếp trước khi chạy lương mỗi tháng.

EOR nên đảm nhận những gì với đội 24/7

Một thỏa thuận EOR đúng nghĩa đảm nhận phần quản trị quan hệ lao động tại chỗ, còn công ty nước ngoài quản lý hoạt động kinh doanh. Với đội 24/7, việc này thường cần phối hợp nhiều hơn so với vị trí văn phòng thông thường.

• Soạn hợp đồng lao động trong nước và hồ sơ nhận việc.
• Rà soát vị trí, mức lương và cách bố trí công việc trước khi tuyển.
• Tính lương hằng tháng dựa trên hồ sơ công đã được duyệt.
• Quản trị bảo hiểm bắt buộc và các nghĩa vụ tuân thủ liên quan tới tiền lương khi có phát sinh.
• Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ tiền lương của người lao động.
• Điều phối bảng chấm công, nghỉ phép, ngày lễ và hồ sơ làm thêm giờ.
• Hỗ trợ hành chính nhân sự cho thử việc, thay đổi hợp đồng và nghỉ việc.
• Phối hợp giữa quản lý ở nước ngoài, người lao động trong nước và bộ phận tính lương.

Với doanh nghiệp đang xây đội lớn hơn tại Việt Nam, EOR còn là cầu nối trước khi chuyển sang công ty trong nước qua dịch vụ gia nhập thị trường và thành lập công ty.

Công ty nước ngoài vẫn phải quản lý những gì

EOR không thay thế việc quản lý đội ngũ đúng nghĩa. Công ty nước ngoài vẫn phải quản lý công việc hằng ngày, chuẩn vận hành, hiệu suất, công cụ, đào tạo, an ninh, nghĩa vụ với khách hàng và văn hóa đội nhóm.

1 Quy trình vận hành

Xác định đội làm gì, dùng công cụ nào và áp dụng chuẩn dịch vụ nào.

2 Hoạch định ca kíp

Cung cấp lịch rõ ràng, quy tắc xoay ca, phương án dự phòng và thủ tục bàn giao.

3 Quản lý hiệu suất

Đặt chỉ tiêu, quy tắc chuyển cấp, kiểm tra chất lượng và trách nhiệm của quản lý.

4 Dữ liệu và quyền truy cập hệ thống

Quản lý phân quyền, bảo vệ dữ liệu, thông tin khách hàng và các chốt kiểm soát an ninh.

Sự phân chia trách nhiệm này cần rõ ràng. EOR lo phần quản trị quan hệ lao động; công ty nước ngoài quản lý việc giám sát kinh doanh và kết quả vận hành.

Sai lầm thường gặp khi tuyển đội 24/7 qua EOR

• Chốt mức lương tháng trước khi xác định lịch ca cụ thể.
• Bỏ qua hệ quả của làm đêm, làm thêm giờ, cuối tuần và ngày lễ.
• Chỉ dùng tin nhắn trò chuyện làm quy trình duyệt giờ làm thêm.
• Không lưu đầy đủ bảng chấm công và hồ sơ ca kíp.
• Cho rằng chính sách nhân sự ở nước ngoài có thể bê nguyên vào Việt Nam.
• Xếp người làm ca toàn thời gian thành lao động tự do để né thủ tục tiền lương.
• Không hoạch định cách quản lý ở nước ngoài giám sát chuyên cần, hiệu suất và bàn giao.
• Đợi tới kỳ chạy lương cuối tháng mới xử lý hồ sơ công chưa rõ ràng.

Khi nào nên chuyển từ EOR sang công ty tại Việt Nam

EOR có thể là bước đầu hiệu quả, nhưng chưa chắc là cấu trúc cuối cùng. Doanh nghiệp nên rà soát cấu trúc khi đội lớn dần hoặc khi hoạt động tại Việt Nam trở nên trọng yếu hơn.

BusinessPartner.vn có thể giúp so sánh EOR, dịch vụ hạ cánh mềm và lập công ty khi đội tại Việt Nam đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.

BusinessPartner.vn hỗ trợ đội 24/7 qua EOR thế nào

BusinessPartner.vn giúp doanh nghiệp nước ngoài tổ chức quan hệ lao động tại Việt Nam theo cách thực tế với vận hành. Với đội 24/7, chúng tôi chú trọng những chi tiết thường sinh rủi ro về sau: lịch làm việc, logic tính lương, hồ sơ, truyền đạt với người lao động và quản trị tuân thủ.

✓ Rà soát vị trí và lịch làm việc

Chúng tôi rà soát vị trí dự kiến, cách làm việc, cấu trúc ca và tiến độ tuyển dụng.

✓ Thiết lập quan hệ lao động tại chỗ

Chúng tôi hỗ trợ hồ sơ lao động, quy trình nhận việc và hành chính nhân sự.

✓ Điều phối tiền lương

Chúng tôi điều phối hồ sơ tiền lương gồm lương, ca kíp, nghỉ phép, làm thêm giờ và các khoản liên quan.

✓ Hoạch định mở rộng

Chúng tôi giúp khách hàng quyết định khi nào EOR là đủ và khi nào nên chuyển sang công ty trong nước hoặc mô hình hạ cánh mềm.

Hãy bắt đầu với dịch vụ tuyển dụng hộ tại Việt Nam của chúng tôi, hoặc xem toàn bộ danh sách dịch vụ của BusinessPartner.vn.

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ tuyển dụng hộ có hỗ trợ được đội 24/7 tại Việt Nam không

Có, EOR hỗ trợ được đội 24/7 nếu cách bố trí công việc được thiết kế đúng. Lịch ca, hồ sơ tiền lương, làm đêm, làm thêm giờ, cuối tuần và ngày lễ nên được hoạch định trước khi bắt đầu quan hệ lao động.

Người lao động tại Việt Nam có được làm ca đêm không

Có, nhưng việc làm đêm phải được ghi nhận và trả theo quy định lao động hiện hành. Người sử dụng lao động nên xác định rõ khung giờ ca, quy trình phê duyệt và cách tính lương.

Với đội 24/7 thì EOR có tốt hơn lập công ty không

EOR có thể tốt hơn với đội mới hoặc quy mô nhỏ. Công ty trong nước có thể tốt hơn khi đội lớn dần, có hoạt động thương mại, cần xuất hóa đơn trong nước hoặc trở thành một phần của chiến lược vận hành dài hạn tại Việt Nam.

Trong mô hình EOR thì ai quản lý người lao động

Công ty nước ngoài thường quản lý công việc hằng ngày, hiệu suất và kết quả vận hành. EOR quản lý phần hành chính lao động tại chỗ, gồm hồ sơ lao động và điều phối tiền lương.

Cần chuẩn bị gì trước khi tuyển đội 24/7 tại Việt Nam

Doanh nghiệp nên chuẩn bị mô tả công việc, lịch ca, cơ cấu lương, quy trình phê duyệt, cách chấm công, quy trình quản lý, quy tắc truy cập dữ liệu và kế hoạch tăng trưởng dự kiến trước khi tuyển.