Văn phòng đại diện hay công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam

Quyết định gia nhập đầu tiên rất quan trọng

Việt Nam hấp dẫn doanh nghiệp nước ngoài nhờ tệp người tiêu dùng đang lớn, hệ sinh thái sản xuất, vị thế thương mại khu vực và lực lượng lao động chuyên môn ngày càng mở rộng. Nhưng đây cũng là nơi coi trọng thủ tục. Cách anh chị vào thị trường quyết định được làm gì về mặt pháp lý, tuyển dụng ra sao, có ký được hợp đồng không, có xuất hóa đơn cho khách được không và gánh những nghĩa vụ tuân thủ nào.

Hai lựa chọn phổ biến là văn phòng đại diện và công ty có vốn nước ngoài. Chúng không thay thế được cho nhau. Văn phòng đại diện thường là cấu trúc hiện diện nhẹ. Công ty có vốn nước ngoài là phương tiện vận hành đầy đủ cho hoạt động thương mại.

Nếu chủ yếu cần nghiên cứu thị trường, làm đầu mối liên lạc và xây dựng hiện diện, văn phòng đại diện có thể là đủ. Nếu cần bán hàng, xuất hóa đơn, ký hợp đồng thương mại, tuyển đội vận hành hay triển khai hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, công ty có vốn nước ngoài thường phù hợp hơn.

So sánh nhanh: văn phòng đại diện và công ty có vốn nước ngoài

Văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì

Văn phòng đại diện là hiện diện tại chỗ của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam. Hình thức này thường dùng khi doanh nghiệp nước ngoài muốn hiểu thị trường, phối hợp với các bên liên quan trong nước, làm đầu mối liên lạc và xúc tiến cơ hội kinh doanh mà chưa lập ngay một công ty vận hành đầy đủ.

Văn phòng đại diện thường không phù hợp cho bán hàng trực tiếp, xuất hóa đơn trong nước, sản xuất, thương mại, cung cấp dịch vụ hay hoạt động tạo doanh thu. Chức năng của nó hẹp hơn và phải nằm trong phạm vi giấy phép văn phòng đại diện.

Nên dùng văn phòng đại diện khi:

• Anh chị vẫn đang nghiên cứu thị trường Việt Nam.
• Anh chị cần các buổi gặp và xây dựng quan hệ tại chỗ.
• Anh chị muốn có hiện diện rõ ràng mà chưa vận hành đầy đủ.
• Anh chị cần đội tại chỗ để điều phối, không phải để bán hàng.

Văn phòng đại diện đuối khi:

• Anh chị cần doanh thu tại chỗ.
• Anh chị cần xuất hóa đơn cho khách hàng Việt Nam.
• Anh chị cần ký hợp đồng thương mại trong nước.
• Anh chị cần một đội vận hành có chức năng thương mại.

Với doanh nghiệp chỉ cần nhân sự trước khi lập pháp nhân, dịch vụ tuyển dụng hộ tại Việt Nam cũng đáng để so sánh với văn phòng đại diện.

Công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam là gì

Công ty có vốn nước ngoài là pháp nhân Việt Nam được thành lập bằng vốn đầu tư nước ngoài. Có thể 100% vốn nước ngoài hoặc một phần, tùy cơ cấu sở hữu, hạn chế theo ngành và kế hoạch kinh doanh của nhà đầu tư.

Hướng này thường phù hợp hơn khi doanh nghiệp nước ngoài muốn trực tiếp vận hành tại Việt Nam. Công ty có thể đăng ký ngành nghề, tuyển người, giữ sổ sách kế toán, mở tài khoản ngân hàng, xuất hóa đơn, ký hợp đồng trong nước và thực hiện các hoạt động thương mại được phép.

✓ Hoạt động thương mại tại chỗ

Hữu ích khi anh chị cần bán hàng, cung cấp dịch vụ, thương mại, xuất hóa đơn hoặc vận hành trực tiếp tại Việt Nam.

✓ Hiện diện dài hạn

Phù hợp hơn khi Việt Nam là thị trường cam kết chứ không chỉ là nơi nghiên cứu.

✓ Tuyển dụng tại chỗ

Hỗ trợ quan hệ lao động, tiền lương, hành chính nhân sự và việc mở rộng đội ngũ một cách bài bản.

✓ Quản trị và báo cáo

Đòi hỏi bộ máy chặt chẽ hơn, gồm thuế, kế toán, giấy phép và quản trị tuân thủ.

Việc lập công ty có vốn nước ngoài thường đòi hỏi rà soát kỹ ngành nghề, cơ cấu sở hữu, kế hoạch vốn, nhu cầu giấy phép, địa chỉ đăng ký, người đại diện theo pháp luật và tuân thủ sau thành lập. Để được hỗ trợ, hãy xem dịch vụ gia nhập thị trường và thành lập công ty tại Việt Nam.

Cách chọn đúng hướng đi

Cấu trúc tốt nhất phụ thuộc vào điều doanh nghiệp muốn làm tại Việt Nam trong 6, 12 và 24 tháng tới. Nhiều sai lầm xảy ra khi doanh nghiệp chọn cấu trúc chỉ vì thủ tục đơn giản, rồi sau đó phát hiện nó không đỡ nổi kế hoạch kinh doanh thật.

1. Anh chị có cần tạo doanh thu tại Việt Nam không

Nếu cần bán hàng hóa hay dịch vụ, xuất hóa đơn trong nước, ký hợp đồng với khách hoặc thu tiền tại chỗ, văn phòng đại diện thường quá hạn chế. Công ty có vốn nước ngoài thường là hướng tốt hơn.

2. Anh chị còn đang thử nghiệm thị trường không

Nếu mục tiêu là gặp đối tác, nghiên cứu nhu cầu, phối hợp với nhà cung cấp hoặc hiểu điều kiện pháp lý, văn phòng đại diện hay mô hình hạ cánh mềm có thể đủ trong giai đoạn đầu.

3. Anh chị cần bao nhiêu người

Nếu chỉ cần một hai người để hỗ trợ công việc giai đoạn đầu, tuyển dụng hộ hoặc văn phòng đại diện có thể hiệu quả hơn. Nếu xây một đội vận hành lớn hơn, lập công ty thường hợp lý hơn.

4. Đội tại Việt Nam có thực hiện chức năng thương mại không

Nếu nhân sự tại chỗ sẽ đàm phán, bán hàng, cung cấp dịch vụ, quản lý khách hàng hay vận hành, cần rà soát cấu trúc thật kỹ. Một văn phòng đại diện với phạm vi hạn chế có thể không khớp với hoạt động thực tế.

5. Anh chị có cần giấy phép trong nước không

Một số hoạt động có thể cần chấp thuận riêng, điều kiện kinh doanh hoặc giấy phép chuyên ngành. Việc này nên được rà soát trước khi chọn hướng gia nhập.

Văn phòng đại diện và lập công ty không phải hai lựa chọn duy nhất

Nhiều doanh nghiệp cho rằng phải chọn ngay giữa văn phòng đại diện và công ty có vốn nước ngoài. Trên thực tế, cách tiếp cận theo giai đoạn có thể an toàn hơn.

1 Hạ cánh mềm trước

Dùng hỗ trợ tại chỗ, chỗ làm việc, nghiên cứu và điều phối trước khi lập một cấu trúc thường trực.

2 Tuyển dụng hộ cho những người đầu tiên

Tuyển người tại Việt Nam trước khi lập công ty, đồng thời vẫn tuân thủ quản trị lao động trong nước.

3 Tiếp cận đối tác

Dùng nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp hoặc đối tác trong nước trước khi cam kết vận hành đầy đủ.

4 Lập công ty

Chuyển sang lập pháp nhân đầy đủ khi bài toán kinh doanh, phạm vi hoạt động và kế hoạch tăng trưởng tại Việt Nam đã rõ.

BusinessPartner.vn giúp doanh nghiệp nước ngoài so sánh các hướng này qua dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam, gồm hỗ trợ hạ cánh mềm, dịch vụ tuyển dụng hộ và dịch vụ đối tác và tiếp cận thị trường.

Bảng quyết định: hướng nào hợp với tình huống của anh chị

Hệ quả tuân thủ của từng hướng

Cả văn phòng đại diện lẫn công ty có vốn nước ngoài đều có nghĩa vụ tuân thủ. Khác nhau ở độ sâu và loại nghĩa vụ.

Tuân thủ của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể phải duy trì trụ sở đã đăng ký, quản lý người lao động đúng quy định, nộp các báo cáo bắt buộc, lưu hồ sơ và hoạt động trong phạm vi giấy phép. Nên tránh những việc trông giống vận hành thương mại trực tiếp.

Tuân thủ của công ty có vốn nước ngoài

Công ty có vốn nước ngoài thường có nghĩa vụ tuân thủ rộng hơn, gồm sổ sách kế toán, tờ khai thuế, hóa đơn, tuân thủ lao động, bảo hiểm bắt buộc, quản trị doanh nghiệp, báo cáo, kiểm toán và giấy phép chuyên ngành khi có.

Vì sao cấu trúc ảnh hưởng tới rủi ro về sau

Nếu cấu trúc không khớp với hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế, lao động, giấy phép, hợp đồng hoặc quản trị về sau. Vì vậy, hướng gia nhập nên được chọn dựa trên vận hành thực tế, không chỉ dựa vào sự tiện lợi khi thành lập.

Với doanh nghiệp đã vận hành hoặc đang chuẩn bị vận hành tại chỗ, dịch vụ kế toán, thuế và tuân thủ của chúng tôi có thể hỗ trợ việc báo cáo và quản trị tuân thủ thường xuyên.

Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nước ngoài

• Chọn văn phòng đại diện dù đội ngũ sẽ bán hàng hoặc tạo doanh thu.
• Lập công ty trước khi xác nhận ngành nghề có được phép hay có điều kiện với nhà đầu tư nước ngoài.
• Bỏ qua nghĩa vụ lao động, tiền lương và thuế sau khi tuyển người đầu tiên tại chỗ.
• Cho rằng văn phòng đại diện không phải tuân thủ gì vì không tạo doanh thu.
• Không hoạch định việc chuyển từ thử nghiệm thị trường sang vận hành tại chỗ.
• Dùng lao động tự do cho công việc thực chất là quan hệ lao động.
• Không rà soát hệ quả về giấy phép, hóa đơn và thuế trước khi ký các cam kết trong nước.

BusinessPartner.vn giúp anh chị chọn và triển khai đúng hướng thế nào

BusinessPartner.vn giúp doanh nghiệp nước ngoài chọn và triển khai một hướng gia nhập Việt Nam thực tế. Chúng tôi xem xét mô hình kinh doanh, nhu cầu tuyển dụng, các hoạt động dự kiến, quan hệ khách hàng, chiến lược đối tác và tiến độ trước khi đề xuất cấu trúc.

✓ Đánh giá hướng gia nhập

So sánh các phương án văn phòng đại diện, lập công ty, tuyển dụng hộ, tiếp cận đối tác và hạ cánh mềm.

✓ Hỗ trợ lập công ty

Điều phối kế hoạch thành lập, hồ sơ, lộ trình cấp phép và nhu cầu vận hành sau thành lập.

✓ Phương án tuyển dụng và EOR

Hỗ trợ tuyển người tại Việt Nam trước hoặc sau khi lập pháp nhân.

✓ Hoạch định tuân thủ

Giúp đồng bộ nghĩa vụ kế toán, thuế, tiền lương, báo cáo và quản trị với cấu trúc đã chọn.

Hãy bắt đầu với dịch vụ gia nhập thị trường Việt Nam của chúng tôi hoặc xem toàn bộ danh sách dịch vụ của BusinessPartner.vn.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện tại Việt Nam có được bán hàng hóa hay dịch vụ không

Văn phòng đại diện nhìn chung không nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Nó chủ yếu để làm đầu mối liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến trong phạm vi giấy phép. Doanh nghiệp cần bán hàng hay xuất hóa đơn trong nước nên cân nhắc công ty có vốn nước ngoài.

Văn phòng đại diện có rẻ và dễ hơn lập công ty không

Văn phòng đại diện thường nhẹ hơn một công ty đầy đủ, nhưng cũng hạn chế hơn. Câu hỏi đúng hơn là liệu nó có đủ cơ sở pháp lý cho những gì đội tại Việt Nam sẽ thực sự làm hay không.

Khi nào doanh nghiệp nước ngoài nên lập công ty tại Việt Nam

Hướng lập công ty thường phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần bán hàng, xuất hóa đơn, ký hợp đồng, sử dụng lao động, cung cấp dịch vụ, thương mại, sản xuất hoặc hiện diện vận hành dài hạn tại Việt Nam.

Có thể bắt đầu bằng văn phòng đại diện rồi sau đó lập công ty không

Có, nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng hiện diện nhẹ tại Việt Nam rồi chuyển sang lập công ty khi cơ hội thị trường rõ hơn. Việc chuyển đổi nên được hoạch định kỹ để tránh khoảng trống về hợp đồng, thuế, nhân sự và giấy phép.

Nếu chỉ cần tuyển một người tại Việt Nam thì sao

Nếu vị trí đó không đòi hỏi một pháp nhân đầy đủ, dịch vụ tuyển dụng hộ đáng để cân nhắc. Hướng đúng phụ thuộc vào vai trò, cách bố trí công việc và việc hoạt động có mang tính thương mại hay không.