Contractor of record tại Việt Nam: khi nào dùng được và khi nào phải tuyển dụng hộ

Ở khoảng giữa "cứ thuê freelancer thôi" và "phải lập công ty", thị trường xuất hiện một lựa chọn thứ ba: dịch vụ đứng tên hợp đồng với người làm tự do, hay contractor of record. Nó được chào bán như cách nhẹ nhàng để sử dụng nhân lực tại Việt Nam, và với một nhóm tình huống hẹp thì đúng là như vậy. Với một nhóm rộng hơn, nó là vấn đề xác định sai quan hệ lao động khoác lên mình một hợp đồng dịch vụ.

Bài này giải thích mô hình đó thực sự làm gì, khi nào là lời giải đúng, và phép thử quyết định liệu ngay từ đầu anh chị đã cần dịch vụ tuyển dụng hộ hay chưa.

Dịch vụ đứng tên hợp đồng làm gì

Dịch vụ tuyển dụng hộ thì tuyển người đó làm nhân viên. Dịch vụ đứng tên hợp đồng với người làm tự do không tuyển ai cả. Nó đứng giữa anh chị và một cá nhân hành nghề độc lập, giữ hợp đồng dịch vụ, xác minh rằng người đó có đăng ký cung cấp dịch vụ, thanh toán cho họ, và xử lý phần thuế cùng hóa đơn mà một doanh nghiệp nước ngoài khó tự làm từ xa.

Thứ anh chị nhận được mang tính hành chính: một đường thanh toán hợp lệ, phần khấu trừ thuế đã xử lý, hóa đơn mà bộ phận tài chính hạch toán được, và một đầu mối thay vì hàng chục cá nhân. Thứ anh chị không nhận được là một quan hệ lao động, và đó vừa là toàn bộ mục đích, vừa là toàn bộ rủi ro.

Phép thử quyết định mọi thứ

Pháp luật Việt Nam nhìn vào bản chất của quan hệ làm việc chứ không nhìn nhãn trên tờ hợp đồng. Nếu một sắp xếp mang các đặc điểm của quan hệ lao động thì đó là quan hệ lao động, bất kể hợp đồng viết gì và bất kể ai đứng ở giữa.

Những đặc điểm có ý nghĩa trên thực tế thì ở đâu cũng quen thuộc: giờ làm cố định do anh chị ấn định, công việc thực hiện dưới sự điều hành và giám sát của anh chị, người đó hòa vào đội ngũ và dùng công cụ của anh chị, gắn bó toàn thời gian liên tục thay vì giao một sản phẩm xác định, không có khả năng thực tế để làm cho bên khác, cá nhân không gánh rủi ro kinh doanh nào, và thiết bị do anh chị cấp.

Một phép thử riêng khá hữu ích: nếu mai người này biến mất, anh chị sẽ tìm một người làm tự do khác, hay sẽ đăng tin tuyển dụng? Nếu là đăng tin tuyển dụng thì đó là người lao động.

Khi nào mô hình này thực sự hợp

• Công việc theo dự án có phạm vi xác định, có sản phẩm bàn giao, có hạn chót và người thực hiện cũng phục vụ nhiều khách khác.
• Hợp tác ngắn hạn, từ vài tuần tới vài tháng, khi chi phí quản trị của quan hệ lao động thực sự lớn hơn lợi ích.
• Chuyên môn tư vấn và bán thời gian: một chuyên gia tư vấn, một người thiết kế, một người soát xét kỹ thuật làm vài ngày mỗi tháng.
• Hộ kinh doanh cá thể thực chất, đã xuất hóa đơn cho nhiều khách hàng và tự gánh rủi ro kinh doanh của mình.

Điểm chung là cá nhân đó đang vận hành một công việc kinh doanh, không phải ngồi vào một vị trí trong bộ máy.

Khi nào thì không hợp

• Vị trí toàn thời gian trông đúng như một công việc: nhân viên hỗ trợ, nhân sự vận hành, lập trình viên nằm trong chu kỳ phát triển của anh chị.
• Bất kỳ ai nằm trong bảng phân ca hoặc chịu ràng buộc giờ làm của anh chị.
• Bất kỳ ai anh chị đánh giá hiệu suất, xếp loại hay xử lý kỷ luật như với nhân viên.
• Bất kỳ ai đã gắn bó liên tục từ một năm trở lên qua các hợp đồng gia hạn.
• Những vị trí anh chị dự định chuyển thành nhân viên ngay khi có pháp nhân, vì đó chính là thừa nhận quan hệ hiện đã là quan hệ lao động.

Chuyện gì hỏng, và ai gánh

Việc xác định sai quan hệ lao động tại Việt Nam thường không bị phát hiện qua một đợt tổng kiểm tra. Nó lộ ra từ chính cá nhân đó: một tranh chấp khi chấm dứt, một kỳ nghỉ ốm không được trả, một khiếu nại về tháng lương thứ mười ba, một tai nạn. Đến lúc đó, câu hỏi quan hệ này thực chất là gì sẽ do người khác quyết định, không phải anh chị.

Nếu bị kết luận là quan hệ lao động, hậu quả chạy ngược về sau: truy đóng bảo hiểm bắt buộc kèm lãi, tính lại thuế thu nhập cá nhân theo cơ sở tiền lương, trợ cấp thôi việc và nghĩa vụ báo trước, và khả năng việc chấm dứt vốn sạch về mặt hợp đồng lại vô hiệu về mặt pháp luật. Một bên đứng tên hợp đồng ở giữa không xóa được điều này. Hãy đọc kỹ điều khoản bồi hoàn trong hợp đồng: phần lớn chỉ bao phủ sai sót hành chính của chính nhà cung cấp, không bao phủ kết luận rằng quan hệ làm việc của anh chị vốn dĩ là quan hệ lao động.

Đứng tên hợp đồng, tuyển dụng hộ, hay lập pháp nhân

Thứ tự trung thực khá ngắn. Nếu công việc là một sản phẩm bàn giao xác định từ một người đang tự vận hành công việc kinh doanh của họ, hợp đồng dịch vụ là đúng và bên đứng tên hợp đồng làm cho phần hành chính gọn gàng. Nếu công việc là một vị trí, dịch vụ tuyển dụng hộ cho anh chị một quan hệ lao động hợp lệ mà chưa cần pháp nhân riêng, và chênh lệch chi phí không lớn khi đã tính đúng cái giá của việc xác định sai. Nếu anh chị cần xuất hóa đơn trong nước, cần giấy phép, hoặc đội ngũ đã đủ lớn để quản trị nhân sự trở thành việc cốt lõi, thì anh chị đã vượt qua cả hai và bước sang giai đoạn lập công ty.

Chi phí hiếm khi là yếu tố quyết định, vì khoảng cách giữa các mô hình thu hẹp rất nhanh khi tính thật phần rủi ro về bảo hiểm, nghỉ phép và trợ cấp thôi việc.

Những câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp

• Bên anh chị có đánh giá tính chất quan hệ trước khi tiếp nhận không, và có từ chối những vị trí trông như quan hệ lao động không?
• Ai là bên ký hợp đồng với cá nhân đó: chúng tôi hay bên anh chị?
• Thuế thu nhập cá nhân được xử lý thế nào, và cá nhân đó đăng ký dưới dạng hộ kinh doanh hay cá nhân?
• Điều khoản bồi hoàn của bên anh chị bao phủ chính xác những gì và loại trừ những gì?
• Chuyện gì xảy ra nếu cá nhân đó yêu cầu công nhận tư cách người lao động?
• Bên anh chị có thể chuyển người này sang diện nhân viên qua dịch vụ tuyển dụng hộ không, và mất bao lâu?

Nhà cung cấp trả lời câu đầu tiên bằng một câu "chúng tôi tiếp nhận được mọi vị trí" là đang bán giấy tờ, không phải bán sự an toàn.

Một nguyên tắc dùng được

Dùng dịch vụ đứng tên hợp đồng cho công việc mà nếu công ty anh chị biến mất thì nó vẫn tồn tại như một dự án. Dùng dịch vụ tuyển dụng hộ cho công việc chỉ tồn tại vì công ty anh chị tồn tại. Gần như mọi tranh luận về xác định quan hệ lao động tại Việt Nam đều quy về sự phân biệt đó, và vạch ranh giới ngay từ đầu dễ hơn nhiều so với đi bảo vệ nó sau hai năm.

Chưa chắc một vị trí nằm ở phía nào của ranh giới? Đội tuyển dụng hộ của chúng tôi rà soát cách làm việc thực tế và nói thẳng vị trí đó cần mô hình nào.