Thiết lập nhân sự và tiền lương cho pháp nhân mới tại Việt Nam: 60 ngày đầu

Giấy phép về tay, tài khoản ngân hàng mở xong, và nhân sự đầu tiên bắt đầu đi làm vào thứ Hai. Đó chính là thời điểm phần lớn công ty có vốn nước ngoài nhận ra rằng tuyển một người tại Việt Nam không phải một đầu việc mà là khoảng một chục đầu việc, trong đó nhiều việc có thời hạn tính từ ngày ký hợp đồng chứ không phải từ ngày ai đó kịp đọc tới quy định.

Dưới đây là trình tự cho sáu mươi ngày đầu tiên, sắp theo đúng thứ tự mà các nghĩa vụ thực sự đến hạn.

Trước hợp đồng đầu tiên: ba quyết định

Hãy chốt ba điều này trước khi ký với bất kỳ ai, bởi mỗi điều đều rất khó sửa về sau.

• Loại hợp đồng. Pháp luật Việt Nam công nhận hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn tối đa 36 tháng. Hợp đồng xác định thời hạn về nguyên tắc chỉ được gia hạn một lần; sau đó quan hệ lao động trở thành không xác định thời hạn theo quy định của luật. Doanh nghiệp định "cho tất cả mọi người ký hợp đồng một năm mãi mãi" đang dự tính một việc mà luật không cho phép.
• Thời gian thử việc. Mức tối đa phụ thuộc vào vị trí: dài nhất với người quản lý doanh nghiệp, ngắn hơn với vị trí cần trình độ đại học, ngắn hơn nữa với vị trí trình độ trung cấp, và chỉ vài ngày làm việc với công việc giản đơn. Lương thử việc phải bằng ít nhất 85 phần trăm mức lương đã thỏa thuận, và nội dung thử việc có thể nằm ngay trong hợp đồng lao động thay vì một văn bản riêng.
• Gross hay net. Ứng viên Việt Nam thường đàm phán theo lương thực nhận. Nếu bạn đồng ý net, bạn đã nhận toàn bộ rủi ro thuế và bảo hiểm về mình, và mọi thay đổi tỷ lệ đóng đều rơi vào người sử dụng lao động. Hãy thỏa thuận theo gross và giải thích rõ các khoản khấu trừ. Đó là một cuộc trao đổi khó một lần đổi lấy một hệ thống tiền lương dễ thở mãi mãi.

Ngày 1 đến 30: những thủ tục bắt đầu tính từ ngày ký hợp đồng

Hợp đồng đầu tiên khởi động nhiều chiếc đồng hồ cùng lúc.

Mức nền đóng bảo hiểm mới là nơi tiền nằm

Phần đóng của người sử dụng lao động cho bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp cộng thêm khoảng một phần năm trên mức lương hợp đồng, còn người lao động gánh thêm khoảng một phần mười từ lương của mình. Các tỷ lệ này được công bố và có thể dự đoán. Thứ không dự đoán được là mức nền.

Tiền đóng được tính trên lương cộng một số khoản phụ cấp cố định, chứ không phải trên tổng tiền mặt chi trả. Phụ cấp nào được tính là một câu hỏi kỹ thuật đi kèm một con số rất thật, và đây là nguồn gốc phổ biến nhất của các đợt truy thu mà chúng tôi gặp. Ngoài ra còn có mức trần gắn với mức lương cơ sở và mức lương tối thiểu vùng, nên khoản đóng không tăng vô hạn theo lương.

Điểm cần nhớ. Hãy quyết định cấu trúc gói thu nhập trước khi tuyển người đầu tiên, chứ không phải sau người thứ mười. Một mức lương chẻ thành nhiều khoản phụ cấp nhỏ trông có vẻ rẻ trong tháng đầu và trở thành một đợt điều chỉnh kéo dài nhiều năm khi thanh tra kết luận rằng vài khoản phụ cấp đó lẽ ra phải nằm trong mức nền đóng ngay từ đầu.

Ngày 30 đến 60: bộ hồ sơ giúp quan hệ lao động đứng vững

Quan hệ lao động tại Việt Nam được bảo vệ bằng hồ sơ, và hồ sơ phải tồn tại trước khi tranh chấp xảy ra chứ không phải sau đó.

• Hợp đồng ký bằng tiếng Việt, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng song ngữ thì không sao; hợp đồng chỉ có tiếng Anh là một vị thế không dễ chịu.
• Thang bảng lương được xây dựng và tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, rồi áp dụng nhất quán khi xếp bậc và tăng lương.
• Bản mô tả công việc khớp với chức danh trong hợp đồng, bởi việc đơn phương chấm dứt vì không hoàn thành công việc đòi hỏi phải có hồ sơ chứng minh công việc được giao là gì.
• Nội quy lao động quy định giờ làm việc, ứng xử, bảo mật và trình tự xử lý kỷ luật, đăng ký ở nơi pháp luật yêu cầu.
• Bảng chấm công và sổ theo dõi nghỉ phép ngay từ ngày đầu. Phép năm phát sinh từ lúc bắt đầu làm việc, và một năm không ghi chép sẽ thành khoản phải trả bằng tiền khi ai đó nghỉ việc.

Bản thân tiền lương: chu kỳ hằng tháng

Nhịp hằng tháng khá đơn giản một khi đã có quy trình: thu thập chấm công và các khoản biến đổi, tính từ gross sang net, nộp tiền bảo hiểm và kinh phí công đoàn, khấu trừ và kê khai thuế thu nhập cá nhân, trả lương, phát phiếu lương. Người lao động Việt Nam mong đợi một phiếu lương thể hiện rõ các khoản khấu trừ; một con số thực nhận không giải thích tạo ra nhiều câu hỏi cho bộ phận nhân sự hơn bất kỳ thói quen nào khác.

Hai chi tiết hay làm khó doanh nghiệp mới. Thứ nhất, tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc theo quý tùy tình trạng kê khai của bạn, và sau đó là quyết toán năm cho người lao động bạn chi trả. Thứ hai, bảo hiểm nộp hằng tháng và đối chiếu với báo cáo tăng giảm lao động, nên mọi trường hợp vào, nghỉ và thay đổi lương đều phải báo ngay khi phát sinh chứ không gom lại cuối năm.

Nhân sự nước ngoài là một tuyến riêng

Tuyển người nước ngoài không phải là biến thể của tuyển người Việt; đó là một quy trình song song và phải bắt đầu sớm hơn. Trước hết doanh nghiệp giải trình với cơ quan quản lý lao động vì sao vị trí không thể tuyển được người Việt, sau đó xin giấy phép lao động, và chỉ khi đó hợp đồng cùng thị thực hoặc thẻ tạm trú mới đi tiếp. Mỗi bước có thời gian xử lý riêng và các bước nối tiếp nhau.

Tuyển trước rồi hợp thức hóa sau là con đường sinh ra rắc rối: người nước ngoài làm việc không có giấy phép khiến cả cá nhân lẫn công ty chịu rủi ro, và việc khắc phục chậm hơn nhiều so với làm đúng thứ tự ngay từ đầu.

Khi nào tự làm và khi nào không

Dưới khoảng mười nhân sự, tiền lương là một bảng tính cộng với một cuốn lịch kỷ luật, và nhiều công ty vận hành phần này qua kế toán dịch vụ. Trên mức đó, hoặc ngay khi bạn có làm ca, nhân sự nước ngoài, hoa hồng biến đổi hay nhiều địa điểm, các kiểu sai sót trở nên tốn kém và một quy trình tiền lương chuyên trách bắt đầu xứng đáng với chi phí của nó.

Phương án đáng cân nhắc trước khi pháp nhân đủ người là dịch vụ nhà tuyển dụng danh nghĩa, gánh phần hành chính nhân sự trong lúc bạn xây bộ máy. Nó không rẻ hơn về con số danh nghĩa một khi bạn đã có pháp nhân; nó đơn giản là cách để bắt đầu tuyển người trước khi bộ phận nhân sự kịp hình thành.

Danh mục kiểm tra sáu mươi ngày

Đã chốt loại hợp đồng và thời gian thử việc. Đã thỏa thuận cấu trúc lương theo gross. Đã đăng ký bảo hiểm trong ba mươi ngày. Đã đăng ký mã số thuế và người phụ thuộc trước kỳ lương đầu tiên. Đã thiết lập kinh phí công đoàn. Đã xây thang bảng lương. Đã soạn và đăng ký nội quy lao động khi đạt ngưỡng. Đã theo dõi chấm công và phép từ ngày đầu. Đã khởi động quy trình giấy phép lao động trước khi bất kỳ nhân sự nước ngoài nào ký.

Không có việc nào trong số đó là khó. Tất cả đều bị chi phối bởi thời hạn, và thời hạn bắt đầu từ chữ ký đầu tiên chứ không phải từ ngày hệ thống nhân sự của bạn sẵn sàng.

Vừa thành lập pháp nhân Việt Nam vừa tuyển người cùng lúc? Đội ngũ nhà tuyển dụng danh nghĩa và tuyển dụng của chúng tôi đảm nhận phần đăng ký, chu kỳ tiền lương và hồ sơ trong lúc pháp nhân của bạn còn đang đứng vững dần.