Tuyển nhân sự tại Việt Nam mà không cần thành lập công ty

Tuyển nhân sự tại Việt Nam là lựa chọn hấp dẫn với nhiều doanh nghiệp nước ngoài. Nhưng việc lập pháp nhân không phải lúc nào cũng là bước đi đầu tiên đúng đắn. Nếu chọn đúng mô hình, bạn hoàn toàn có thể tuyển người tại Việt Nam mà chưa cần thành lập công ty.

Bài viết trình bày cách làm, đâu là hợp pháp, đâu là rủi ro, và lựa chọn nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Có thể tuyển người khi chưa có pháp nhân không

Có, nhưng không trực tiếp. Theo pháp luật lao động Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài không thể trực tiếp tuyển dụng nhân sự tại chỗ nếu chưa có hiện diện pháp lý đăng ký tại Việt Nam. Có hai mô hình gián tiếp làm được việc này:

• EOR, tức người sử dụng lao động danh nghĩa, hợp pháp và tuân thủ
• Hợp đồng dịch vụ với cá nhân, rủi ro cao và thường bị dùng sai

Cách 1: tuyển qua EOR

EOR là một doanh nghiệp tại Việt Nam đứng ra tuyển dụng người lao động về mặt pháp lý thay cho bạn, trong khi bạn giữ toàn quyền điều hành công việc hằng ngày của họ.

Cơ chế vận hành

• EOR ký hợp đồng lao động với người lao động
• EOR quản lý tiền lương, thuế, bảo hiểm xã hội và tuân thủ
• Bạn quản lý công việc, chỉ tiêu, tuyến báo cáo và hiệu quả
• Bạn không cần pháp nhân tại Việt Nam

Đây là lựa chọn được dùng rộng rãi nhất và an toàn nhất về pháp lý với doanh nghiệp nước ngoài chưa có công ty tại Việt Nam.

Vì sao được chọn

• Tuân thủ đầy đủ pháp luật lao động Việt Nam
• Tuyển nhanh, thường trong 2 đến 3 tuần
• Chi phí hằng tháng dự đoán được
• Không gánh việc thành lập, giấy phép và kiểm toán
• Dễ mở rộng hoặc thu hẹp

Cách 2: dùng hợp đồng dịch vụ với cá nhân

Một số doanh nghiệp cố dùng cá nhân theo hợp đồng dịch vụ để né việc lập công ty. Cách này rủi ro về pháp lý. Cơ quan chức năng Việt Nam nhìn vào bản chất chứ không nhìn hình thức. Nếu người đó làm toàn thời gian, báo cáo cho quản lý của bạn, dùng công cụ của bạn, nhận thù lao hằng tháng và không có khách hàng khác, họ có thể bị xác định lại là người lao động. Hệ quả gồm truy thu thuế và bảo hiểm xã hội, xử phạt, tranh chấp lao động và rủi ro uy tín. Với vị trí dài hạn hoặc toàn thời gian, mô hình này không được khuyến nghị.

Bốn bước tuyển qua EOR

Bước 1: xác định vị trí và mức đãi ngộ

Làm rõ chức danh và trách nhiệm, khoảng lương gộp, kỳ vọng về phúc lợi, và hình thức làm việc, từ xa hay tại văn phòng ở thành phố. Mức lương tại Việt Nam khác nhau đáng kể theo vị trí và thành phố.

Bước 2: chọn nhà cung cấp EOR

Hãy chọn đơn vị có chuyên môn tuân thủ tại chỗ vững, biểu phí minh bạch, hợp đồng bằng tiếng Việt, và năng lực báo cáo về tiền lương và thuế. Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp tới rủi ro pháp lý của bạn.

Bước 3: chọn ứng viên và gửi thư mời

Bạn có thể tự tuyển, dùng đơn vị tuyển dụng, hoặc qua giới thiệu. Khi đã chốt ứng viên, EOR chuẩn bị hợp đồng lao động theo pháp luật Việt Nam, còn bạn phê duyệt mức đãi ngộ và phúc lợi.

Bước 4: ký hợp đồng và tiếp nhận

Người lao động ký hợp đồng với EOR, EOR đăng ký lao động với cơ quan chức năng, tiền lương và bảo hiểm bắt đầu vận hành, và người lao động bắt đầu làm việc dưới sự giám sát của bạn. Từ thư mời tới ngày bắt đầu thường mất 10 đến 20 ngày làm việc.

Phần việc EOR đảm nhiệm

• Tuyển dụng và nhân sự: hợp đồng lao động, thử việc, sửa đổi và gia hạn, chấm dứt hợp pháp
• Tiền lương và thuế: lương hằng tháng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp
• Tuân thủ: pháp luật lao động, kê khai theo quy định, hồ sơ nhân sự, báo cáo với cơ quan quản lý

Chi phí khi chưa có pháp nhân

Chi phí thường gồm lương gộp của người lao động, phần đóng bắt buộc của doanh nghiệp, và phí dịch vụ EOR hằng tháng. So với việc lập công ty, bạn không phát sinh chi phí thành lập, chi phí kế toán và kiểm toán định kỳ, cũng như yêu cầu về vốn tối thiểu. Với đội ngũ nhỏ, EOR thường tiết kiệm 30% đến 50% chi phí trong năm đầu. Xem thêm hướng dẫn chi phí tuyển dụng tại Việt Nam.

Khi nào mô hình này phù hợp

Khi bạn đang thử thị trường Việt Nam, cần tuyển từ 1 đến 20 người, đang xây đội kinh doanh, kỹ thuật hoặc hỗ trợ, cần sự linh hoạt và tốc độ, và có kế hoạch chuyển sang pháp nhân về sau. Nhiều doanh nghiệp dùng EOR như giai đoạn đầu, rồi chuyển đổi khi doanh thu hoặc quy mô nhân sự tăng lên.

Khi nào nên lập công ty

Khi cần giấy phép kinh doanh, ký hợp đồng tại chỗ, xuất nhập khẩu hàng hóa, tuyển đội ngũ lớn và dài hạn, hoặc xin ưu đãi và quyền sử dụng đất. EOR và việc lập pháp nhân không phải hai lựa chọn cạnh tranh, mà thường là hai giai đoạn nối tiếp.

Sai lầm thường gặp

• Ký hợp đồng dịch vụ với người thực chất là người lao động
• Dùng hợp đồng theo mẫu của công ty mẹ cho nhân sự Việt Nam
• Bỏ qua các khoản bảo hiểm bắt buộc
• Xem nhẹ độ phức tạp của việc chấm dứt hợp đồng
• Chọn EOR không có năng lực pháp lý tại chỗ

BusinessPartner.vn hỗ trợ thế nào

Chúng tôi cung cấp dịch vụ EOR tuân thủ đầy đủ, cơ cấu tiền lương và chi phí minh bạch, tiếp nhận nhân sự nhanh, hỗ trợ nhân sự và tuân thủ thường xuyên, cùng việc chuyển tiếp suôn sẻ từ EOR sang pháp nhân. Đặt lịch tư vấn để cùng xác định mô hình tuyển dụng phù hợp nhất với bạn.