Cách chọn dịch vụ kế toán và ghi sổ tại Việt Nam

Tìm "dịch vụ kế toán Việt Nam" và anh chị sẽ thấy hàng loạt chào giá gần như giống hệt nhau nhưng chênh lệch giá rất lớn. Khoảng cách giữa một đơn vị tốt và một đơn vị rẻ hiếm khi lộ ra trong tháng đầu. Nó lộ ra hai năm sau, giữa đợt thanh tra thuế, khi có người hỏi chứng từ cho một khoản chi được trừ và không ai tìm ra.

Bài này bàn về cách chọn: phạm vi dịch vụ tại Việt Nam thực sự phải gồm những gì, các nhóm nhà cung cấp khác nhau ra sao, và những câu hỏi nào phân biệt được đơn vị sẽ bảo vệ hồ sơ của anh chị với đơn vị chỉ nộp hồ sơ.

Phạm vi công việc bắt buộc phải có

Ở nhiều thị trường, ghi sổ và thuế là hai dịch vụ tách rời. Tại Việt Nam thì không, vì sổ sách kế toán đồng thời là cơ sở chứng minh cho tờ khai thuế. Một phạm vi đầy đủ thường gồm:

• Ghi sổ theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, bằng tiếng Việt và đồng Việt Nam, trên hệ thống tài khoản quy định.
• Xử lý hóa đơn điện tử: xuất, điều chỉnh, hủy và đối chiếu với sổ sách.
• Kê khai thuế: thuế giá trị gia tăng, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thuế nhà thầu nước ngoài khi phát sinh, tạm nộp và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tiền lương và bảo hiểm bắt buộc, hoặc ít nhất là một đầu mối làm việc rõ ràng với bên đang phụ trách.
• Báo cáo tài chính theo luật định và việc phối hợp với kiểm toán.
• Kế toán trưởng, nếu doanh nghiệp chưa có người giữ vị trí này.

Nếu báo giá chỉ gồm ghi sổ và thuế giá trị gia tăng thì phần còn lại không biến mất. Nó được để lại cho anh chị.

Phần đối chiếu mà không ai tính vào giá

Sổ sách pháp định của anh chị theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tập đoàn lại báo cáo theo IFRS hoặc chuẩn mực của nước sở tại. Hai hệ này không thống nhất về thời điểm ghi nhận doanh thu, các khoản dự phòng, thuê tài sản, thời gian khấu hao và cách xử lý chênh lệch tỷ giá. Những khác biệt đó phải được giải thích ở từng kỳ khóa sổ, chứ không phải dựng lại vào cuối năm.

Hãy hỏi thẳng: ai lập bảng nối giữa cân đối thử theo sổ Việt Nam với gói báo cáo tập đoàn, và theo mẫu nào? Đơn vị chưa từng bị hỏi câu này sẽ trả lời rằng họ làm được. Đơn vị làm việc đó hằng tháng sẽ đưa anh chị xem mẫu của tháng trước, đã xóa tên khách hàng.

Ba nhóm nhà cung cấp

Kế toán cá nhân. Rẻ nhất, thường thạo các phần kê khai thường lệ, và là một điểm chịu lỗi duy nhất. Không có lớp soát xét, không có người thay khi nghỉ Tết hay nghỉ thai sản, và không có ai đứng ra bảo vệ lập luận nếu cơ quan thuế không đồng ý. Chấp nhận được với pháp nhân đang tạm ngừng hoặc văn phòng đại diện. Rủi ro với bất kỳ doanh nghiệp nào có hàng tồn kho, ngoại tệ hay tiền lương.

Công ty dịch vụ kế toán trong nước. Phân khúc giữa và là nơi phần lớn doanh nghiệp có vốn nước ngoài dừng lại. Chất lượng chênh lệch rất lớn. Đơn vị tốt có quy trình soát xét thật và có người phụ trách sẵn sàng ngồi cùng anh chị suốt buổi kiểm tra. Đơn vị yếu thực chất chỉ là một kế toán viên khoác tên công ty, và nhìn website thì không phân biệt được.

Công ty thiên về tư vấn. Đắt hơn, và xứng đáng khi tình huống của anh chị có độ phức tạp: các khoản thu nội bộ tập đoàn, hồ sơ giá chuyển nhượng, hưởng ưu đãi, chuyển lợi nhuận, kiểm toán gắn với hạn của tập đoàn. Anh chị đang mua khả năng phán đoán chứ không phải công nhập liệu, nên chỉ trả mức đó ở nơi thực sự cần phán đoán.

Sáu câu hỏi giúp phân biệt

Sáu câu hỏi sau làm được phần lớn việc sàng lọc ngay trong buổi gặp đầu tiên:

• Ai ký với tư cách kế toán trưởng trên hồ sơ của chúng tôi, và số chứng chỉ là bao nhiêu?
• Ai soát xét trước khi nộp, và người đó có khác người lập không?
• Khi có thanh tra thuế thì bên anh chị có tham gia không, và việc đó nằm trong phí hay tính riêng?
• Nếu chúng tôi chấm dứt hợp đồng thì bàn giao sổ sách theo định dạng nào và trong bao lâu?
• Cho tôi xem một gói báo cáo tháng mẫu, đã ẩn danh.
• Những nghĩa vụ nào của chúng tôi nằm ngoài phạm vi của bên anh chị?

Câu cuối quan trọng nhất. Đơn vị trả lời chính xác câu đó là đơn vị đã nghĩ đến ranh giới công việc. Đơn vị nói rằng mọi thứ đều bao gồm thì chưa nghĩ.

Điều gì thực sự quyết định mức phí

Phí đi theo khối lượng công việc chứ không theo doanh thu: số lượng giao dịch, số người trên bảng lương, số tài khoản ngân hàng và số loại tiền tệ, có hàng tồn kho hay không, có giao dịch liên kết hay không, và chứng từ gốc gửi sang gọn gàng tới đâu. Một doanh nghiệp hai trăm hóa đơn mỗi tháng với một loại tiền tệ sẽ rẻ hơn một công ty thương mại cùng doanh thu nhưng sáu loại.

Một báo giá thấp hẳn so với mặt bằng thường có nghĩa là một trong ba điều: chữ ký kế toán trưởng được dùng chung cho quá nhiều khách, phần đối chiếu không nằm trong phạm vi, hoặc mức giá giả định chứng từ của anh chị gửi sang đã hoàn hảo và mọi thứ ngoài đó đều tính thêm. Cả ba đều sống chung được nếu biết trước. Không cái nào sống chung được khi nó là bất ngờ.

Những dấu hiệu cần dè chừng

• Không nêu tên kế toán trưởng, hoặc tên đổi mỗi quý.
• Ngại ghi ranh giới phạm vi công việc thành văn bản.
• Báo cáo tháng chỉ gồm tờ khai thuế, không có góc nhìn quản trị.
• Không có quy trình bằng văn bản về việc chứng từ chuyển sang bằng cách nào và trước ngày nào.
• Khuyên giữ hai hệ thống số liệu, với bất kỳ lý do gì.

Phần anh chị phải tự giữ, dù thuê ai

Thuê ngoài công việc không có nghĩa là thuê ngoài nghĩa vụ. Người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về hồ sơ đã nộp, nên anh chị cần giữ quyền kiểm soát một danh sách ngắn: tài khoản hóa đơn điện tử, tài khoản cổng thuế, token ngân hàng, hợp đồng gốc, và một xác nhận hằng tháng rằng hồ sơ đã thực sự được nộp chứ không chỉ được lập. Hãy yêu cầu giấy biên nhận nộp hồ sơ mỗi tháng. Việc đó mất một phút và là bằng chứng duy nhất tồn tại.

Mục tiêu không phải tìm đơn vị rẻ nhất hay danh tiếng nhất, mà tìm đơn vị mà ba năm sau người lạ đọc sổ sách vẫn hiểu được, bởi đó chính xác là người sẽ đọc.

Muốn so sánh phạm vi công việc trước khi ký? Đội kế toán, thuế và tuân thủ của chúng tôi sẽ đi qua từng việc doanh nghiệp anh chị thực sự cần mỗi tháng, và những việc không cần.