Nghĩa vụ tuân thủ của doanh nghiệp có vốn nước ngoài tại Việt Nam

Phần lớn doanh nghiệp nước ngoài đến Việt Nam với một hình dung về tuân thủ chỉ có duy nhất một mục: thuế. Thuế là nghĩa vụ ồn ào nhất nên được chú ý nhất. Nó cũng chỉ chiếm khoảng một phần ba những gì một doanh nghiệp ở đây thực sự phải làm, và những phần bị quên lại là những phần âm thầm đe dọa giấy phép chứ không chỉ dẫn tới tiền phạt.

Đây là bản đồ đầy đủ, sắp xếp theo đúng cách các nghĩa vụ xuất hiện: theo cơ quan quản lý, không theo ngày tháng.

Năm nhóm nghĩa vụ, không phải một

Một doanh nghiệp có vốn nước ngoài tại Việt Nam báo cáo cho năm nhóm cơ quan khác nhau, và họ không trao đổi với nhau nhiều như anh chị mong đợi:

• Thuế: tờ khai, nộp tiền, quyết toán, hóa đơn.
• Kế toán và kiểm toán: sổ sách pháp định, báo cáo tài chính, kiểm toán độc lập.
• Lao động: hợp đồng, nội quy lao động, thang bảng lương, giấy phép lao động, báo cáo tình hình sử dụng lao động.
• Bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp: đăng ký tham gia, đóng hằng tháng, báo tăng báo giảm.
• Đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp: điều kiện của giấy phép, góp vốn, báo cáo đầu tư định kỳ, thay đổi nội dung đã đăng ký.

Nằm trên đó là cơ quan quản lý chuyên ngành nếu ngành nghề của anh chị là ngành có điều kiện. Doanh nghiệp chỉ theo dõi lịch thuế là đang theo dõi một trong năm chiếc đồng hồ.

Thuế và kế toán

Nhịp là theo tháng hoặc theo quý tùy tình trạng kê khai, cộng với một kỳ khóa sổ năm. Thuế giá trị gia tăng và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là cặp lặp lại thường xuyên; thuế nhà thầu nước ngoài nhập cuộc mỗi khi anh chị trả tiền dịch vụ cho nhà cung cấp ở nước ngoài. Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp trong năm và quyết toán sau khi kết thúc năm tài chính.

Nằm dưới các tờ khai là bản thân sổ sách: ghi theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, bằng tiếng Việt và đồng Việt Nam, với dữ liệu hóa đơn điện tử phải khớp với sổ. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nhìn chung còn cần báo cáo tài chính được kiểm toán bởi đơn vị độc lập có giấy phép tại Việt Nam trước khi hoàn tất quyết toán năm.

Lao động

Đây là nơi khoảng cách giữa việc doanh nghiệp đang làm và việc doanh nghiệp phải làm là rộng nhất, vì không phần nào trong đó tự nhắc hằng tháng.

• Hợp đồng lao động bằng văn bản cho từng người, đúng loại theo thời hạn.
• Nội quy lao động, đăng ký với cơ quan quản lý lao động khi đã vượt ngưỡng số lao động bắt buộc phải đăng ký.
• Thang lương, bảng lương và sổ lương.
• Giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân sự nước ngoài, cùng thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đi trước đó.
• Báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động và về an toàn vệ sinh lao động.

Đợt kiểm tra đầu tiên hiếm khi xoay quanh tiền. Nó xoay quanh việc giấy tờ đứng sau đồng tiền đó có tồn tại hay không.

Bảo hiểm

Đăng ký tham gia cho người lao động thuộc diện, đóng hằng tháng trên đúng mức nền, và báo kịp thời khi có người vào, người ra hay thay đổi lương. Lỗi phổ biến không phải trốn đóng, mà là mức nền đóng dần lệch khỏi cơ cấu lương thực tế sau vài lần thêm phụ cấp và thưởng, rồi phải truy điều chỉnh về sau.

Duy trì giấy phép và nghĩa vụ đầu tư

Đây là nhóm doanh nghiệp nước ngoài hay quên, và là nhóm duy nhất mà hậu quả nằm ở giấy phép chứ không phải ở tiền phạt.

• Góp vốn đúng tiến độ đã đăng ký. Góp muộn hay góp thiếu là vi phạm về đăng ký, không đơn thuần là chậm bơm vốn.
• Báo cáo đầu tư định kỳ gửi cơ quan đăng ký đầu tư.
• Giữ cho nội dung đã đăng ký luôn đúng thực tế: địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, ngành nghề, vốn điều lệ. Một thay đổi diễn ra trên thực tế nhưng không cập nhật trên giấy chứng nhận là một điểm vênh mà sớm muộn sẽ có người phát hiện.
• Ngành nghề đang kinh doanh thật khớp với ngành nghề đã đăng ký.

Không mục nào trong số này sinh ra một hạn chót hằng tháng, và đó chính xác là lý do chúng trôi đi.

Ngân hàng và ngoại hối

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài vận hành một tài khoản vốn đầu tư trực tiếp, qua đó dòng vốn và việc chuyển lợi nhuận phải đi. Khoản vay nội bộ tập đoàn có nghĩa vụ đăng ký và báo cáo riêng, còn thanh toán ra nước ngoài cần hợp đồng cơ sở và cách xử lý thuế khớp nhau trước khi ngân hàng chấp nhận chuyển. Phát hiện điều này đúng lúc muốn chuyển tiền ra là cách học bài đắt đỏ nhất.

Ai là người chịu trách nhiệm cá nhân

Người đại diện theo pháp luật ký, và vì vậy gánh phần rủi ro hành chính. Kế toán trưởng gánh phần của mình. Thuê ngoài phần thực thi không dịch chuyển được hai điều đó. Điểm này đáng nói thẳng với trụ sở chính, nơi thường cho rằng nhà cung cấp dịch vụ nhận luôn rủi ro cùng với công việc: họ chỉ nhận công việc.

Khối lượng thay đổi thế nào khi doanh nghiệp lớn lên

Nghĩa vụ không tăng đều, mà tăng theo bậc. Người lao động đầu tiên kích hoạt nhóm lao động và bảo hiểm. Nhân sự nước ngoài đầu tiên kích hoạt giấy phép lao động. Khoản thu nội bộ đầu tiên kích hoạt nghĩa vụ kê khai giao dịch liên kết. Ngưỡng số lao động kích hoạt việc đăng ký nội quy. Bước sang một ngành nghề có điều kiện kích hoạt một giấy phép. Mỗi bậc đều xử lý được nếu chuẩn bị trước và đều lúng túng nếu xử lý sau, và gần như mọi vướng mắc tuân thủ mà chúng tôi được nhờ gỡ đều là một bậc đã bước qua mà không ai để ý.

Một cách quản lý thực tế

Một trang, năm cột, mỗi dòng một người chịu trách nhiệm. Nhóm nghĩa vụ, nội dung, tần suất, ai chuẩn bị, ai xác nhận đã nộp. Rà theo quý thay vì theo năm, và đọc lại mỗi khi số lao động, ngành nghề, cơ cấu sở hữu hay vốn thay đổi, vì đó là bốn sự kiện làm phát sinh thêm dòng.

Tuân thủ ở Việt Nam không khó. Nó rộng, và nó trừng phạt giả định rằng lịch thuế là toàn bộ câu chuyện.

Muốn có bản đồ này cho doanh nghiệp của mình? Đội kế toán, thuế và tuân thủ của chúng tôi đưa toàn bộ danh mục nghĩa vụ lên một trang, kèm người phụ trách, và nhận làm những phần anh chị không muốn tự làm.