Chuyển tiền vào và ra khỏi Việt Nam: tài khoản vốn, góp vốn và chuyển lợi nhuận

Cuộc gọi từ ngân hàng làm hỏng cả tuần thường diễn ra thế này: công ty mẹ đã chuyển tiền vốn, tiền rơi vào tài khoản thanh toán thông thường của công ty, và giờ không ai ghi nhận được khoản đó là vốn điều lệ. Tiền đã ở Việt Nam và nó là loại tiền sai.

Đưa tiền vào và ra khỏi Việt Nam không khó, nhưng nặng về thủ tục, và gần như mọi rắc rối đều bắt nguồn từ việc làm một việc ở sai tài khoản hoặc sai thứ tự.

Tài khoản vốn đầu tư không phải tài khoản hoạt động của bạn

Doanh nghiệp có vốn nước ngoài phải có một tài khoản vốn riêng, tách khỏi tài khoản thanh toán dùng cho hoạt động hằng ngày. Phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài đi vào qua tài khoản đó. Lợi nhuận, và sau cùng là vốn thu hồi, đi ra qua đó. Tài khoản hoạt động dùng để trả lương, trả nhà cung cấp và nộp thuế.

Hãy mở tài khoản vốn trước lần chuyển tiền đầu tiên, đúng đồng tiền ghi trong đăng ký đầu tư, và bảo đảm bộ phận tài chính của công ty mẹ có đúng thông tin. Tiền về nhầm tài khoản không tự động trở thành vốn điều lệ, và việc gỡ rối tốn đúng khoảng thời gian mà bạn sẽ muốn lấy lại.

Góp vốn đúng tiến độ đã đăng ký

Hồ sơ cấp phép của bạn ghi rõ sẽ góp bao nhiêu vốn và khi nào. Tiến độ đó là nghĩa vụ chứ không phải nguyện vọng. Không đáp ứng là vi phạm về đăng ký, đồng thời làm suy yếu mọi thứ phụ thuộc vào việc vốn đã thực góp, bao gồm một số vị thế về cư trú và mọi cuộc trao đổi với ngân hàng.

Nếu doanh nghiệp không còn cần mức vốn đã đăng ký, hãy giảm vốn một cách chính thức thay vì lặng lẽ góp thiếu. Nếu cần thêm, hãy chủ động cân nhắc giữa tăng vốn và khoản vay từ chủ sở hữu, bởi đó là hai con vật rất khác nhau.

Tăng vốn hay vay từ chủ sở hữu

Định giá và thanh toán trong nước bằng đồng

Giao dịch bên trong Việt Nam được thanh toán bằng đồng Việt Nam. Hợp đồng với đối tác quốc tế thường thể hiện bằng đồng tiền khác rồi quy đổi, cách này chạy được như một cơ chế định giá miễn là việc thanh toán thực hiện bằng đồng và điều khoản quy đổi cụ thể: tỷ giá nào, do ai công bố, tại ngày nào.

Một điều khoản quy đổi không xác định là một tranh chấp đang chờ tỷ giá biến động. Hãy định nghĩa nó một lần, trong mọi mẫu hợp đồng bạn dùng, và câu hỏi đó sẽ thôi lặp lại.

Điểm cần nhớ. Hãy viết cơ chế quy đổi vào bộ điều khoản hợp đồng chuẩn của bạn thay vì đàm phán lại theo từng thương vụ. Cái giá của việc làm sai chỗ này mỗi lần đều nhỏ, và nó diễn ra liên tục.

Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài

Các khoản chi ra khỏi Việt Nam cho hàng hóa và dịch vụ cần chứng từ chứng minh: hợp đồng, hóa đơn, bằng chứng giao nhận, và tình trạng thuế. Khoản chi trả cho dịch vụ do bên nước ngoài thực hiện chịu khấu trừ theo cơ chế thuế nhà thầu nước ngoài, và nhà cung cấp đã chào một con số thực nhận sẽ mong được quy đổi ngược lên.

Hãy đưa phần khấu trừ vào điều khoản thương mại ngay từ khi ký hợp đồng. Phát hiện ra nó ở kỳ thanh toán đầu tiên đồng nghĩa với một khoản chi ngoài dự kiến, hoặc một cuộc trao đổi khó chịu với nhà cung cấp vốn nghĩ mình nhận đủ.

Đưa lợi nhuận về nhà

Chuyển lợi nhuận là bước các tập đoàn tính sau cùng nhưng lẽ ra phải tính đầu tiên. Về đại thể, lợi nhuận có thể chuyển khi báo cáo tài chính đã hoàn tất và được kiểm toán, nghĩa vụ thuế năm đã được xử lý, và tình trạng lũy kế đủ để phân phối. Có một bước thông báo trước khi chuyển, và ngân hàng sẽ yêu cầu bộ chứng từ nền tảng.

Hai thứ chặn việc chuyển lợi nhuận nhiều hơn mọi thứ khác. Lỗ lũy kế từ các năm trước, vốn nuốt hết lợi nhuận hiện tại trước khi bất cứ đồng nào ra được. Và quyết toán thuế chưa xong, nghĩa là các con số làm cơ sở phân phối chưa được chốt. Cả hai đều nhìn thấy trước nhiều tháng đối với người chịu nhìn.

Quản trị chính đồng tiền

Một công ty thu bằng đồng và báo cáo bằng đồng tiền khác luôn mang rủi ro tỷ giá, dù có quản trị nó hay không. Các đòn bẩy thực tế, xếp theo mức độ đáng giá:

• Khớp đồng tiền. Nếu doanh thu bằng đồng, hãy tài trợ chi phí bằng đồng ở những chỗ có thể. Khớp tự nhiên rẻ hơn mọi công cụ.
• Rút ngắn vòng quay. Thu tiền nhanh hơn và kỳ hạn thanh toán ngắn hơn sẽ thu hẹp khoảng thời gian tỷ giá có thể đi ngược lại bạn.
• Định giá kèm cơ chế. Hợp đồng cho phép điều chỉnh khi tỷ giá vượt ra ngoài một biên độ xác định sẽ chuyển một phần rủi ro sang đối tác.
• Trao đổi với ngân hàng của bạn về các công cụ phòng ngừa rủi ro có sẵn trong nước trước khi bạn cần đến chúng. Chúng tôi không phải nhà tư vấn đầu tư và đây không phải lời khuyên tài chính; điểm mấu chốt là cuộc trao đổi đó nên diễn ra trong lúc lập ngân sách, chứ không phải trong lúc tỷ giá đang chạy.

Một trình tự tránh được những rắc rối quen thuộc

Mở tài khoản vốn trước mọi lần chuyển tiền. Góp vốn đúng tiến độ đã đăng ký, đúng đồng tiền đã đăng ký. Chủ động quyết định giữa vốn và vay, và đăng ký khoản vay nếu là dài hạn. Chốt cơ chế quy đổi trong các mẫu hợp đồng của bạn. Đưa thuế nhà thầu nước ngoài vào điều khoản với nhà cung cấp. Giữ cho quyết toán thuế luôn cập nhật để việc phân phối khả thi khi bạn muốn. Rà soát vị thế tỷ giá vào kỳ lập ngân sách, không phải vào cuối năm.

Không có gì trong số này là cao siêu. Đó là một nhóm nhỏ các quyết định thủ tục, rẻ khi làm đúng từ đầu và đắt khi phải sửa sau lúc tiền đã chạy.

Đang lên kế hoạch góp vốn hoặc phân phối lợi nhuận từ Việt Nam? Đội ngũ kế toán và thuế của chúng tôi thiết lập tài khoản vốn cho đúng, giữ tiến độ góp vốn đi đúng hướng và chuẩn bị bộ chứng từ mà một lần chuyển lợi nhuận cần đến.