ベトナムの外資系企業が負うコンプライアンス義務
ベトナムに来る外国企業の多くは、コンプライアンスを一項目だけの概念として捉えています。税務です。税務はもっとも声の大きい義務なので注目されます。しかしそれは、この国の企業が実際に負うもののおそらく三分の一にすぎず、忘れられる側こそが、過料ではなくライセンスそのものを静かに脅かします。
以下が全体図です。義務が実際に届く形、つまり日付ではなく官庁ごとにまとめています。
一つではなく五つの領域
ベトナムの外資系企業は五つの別々の官庁群に報告しており、その相互の連携は期待するほど密ではありません。
- 税務:申告、納付、確定申告、インボイス。
- 会計と監査:法定帳簿、財務諸表、独立監査。
- 労務:労働契約、就業規則、賃金台帳、就労許可、人員に関する報告。
- 社会保険、健康保険、失業保険:加入、月次の拠出、変更の届出。
- 投資および企業登録:許可条件、出資、定期の投資報告、登録事項の変更。
業種が条件付きであれば、その上に業種所管の規制官庁が乗ります。税務カレンダーだけを見ている会社は、五つある計器のうち一つだけを見ています。
税務と会計
リズムは申告区分に応じて月次か四半期、そこに年次の決算が加わります。付加価値税と個人所得税の源泉徴収が繰り返される二本柱で、海外の供給者に役務の対価を支払うたびに外国契約者税が加わります。法人所得税は期中に予定納付し、期末後に確定します。
申告の下には帳簿そのものがあります。ベトナム会計基準に従い、ベトナム語とドンで、帳簿と照合されるべき電子インボイスのデータとともに保持されます。外国投資企業は通常、年次の確定申告が完了する前に、ベトナムで免許を持つ独立事務所による監査済み財務諸表も必要になります。
労務
企業が実際にやっていることと負っていることの差がもっとも大きい領域です。どの項目も毎月のリマインダーを生まないからです。
- 全従業員との書面の労働契約、期間に応じた正しい様式で。
- 就業規則、登録が必要となる人員基準を超えたら労働当局に登録。
- 賃金体系と賃金台帳。
- 外国人スタッフの就労許可と一時在留カード、およびそれに先行する外国人労働の需要に関する報告。
- 労働使用状況および労働安全衛生に関する定期報告。
最初の検査が金額の話であることはまれです。その金額の背後にある書類が存在するかどうかの話です。
保険
対象となる従業員の加入、正しい基準額に対する月次の拠出、そして入社者、退社者、給与変更の速やかな届出です。よくある失敗は逃れようとすることではありません。手当や賞与が何度か積み重なった後で拠出の基準が実際の給与構成から静かにずれ、後から遡って是正しなければならなくなることです。
投資と許認可の維持
外国企業が忘れる領域であり、不利益が過料ではなくライセンスそのものになる唯一の領域です。
- 登録した予定どおりの出資。遅れや一部のみの出資は、単なる資金の遅延ではなく登録上の違反です。
- 定期の投資報告を投資当局へ。
- 登録事項を最新に保つこと:住所、法定代表者、所有者、事業分野、定款資本。実務では変わったのに証明書に反映されていないものは、いずれ誰かが気づく不一致です。
- 実際に営んでいる事業分野が、登録した分野と一致していること。
どれも毎月の期限を生みません。だからこそ、これらは流れていきます。
銀行と外国為替
外国投資企業は直接投資資本口座を運用し、資本の受入れも利益の送金もその口座を通る必要があります。グループ内貸付には独自の登録と報告の義務があり、越境の支払は銀行が実行する前に、基礎となる契約と税務上の取扱いが整合している必要があります。送金したい瞬間にこれを知るのが、もっとも高くつく学び方です。
個人として責任を負うのは誰か
法定代表者が署名し、したがって行政上の責任を負います。会計責任者は自らの分を負います。実行を外部に出しても、そのどちらも移りません。サービス提供者が業務とともにリスクも引き受けると考えている本社には、この点をはっきり伝える価値があります。提供者が引き受けるのは業務です。
成長すると負担はどう変わるか
義務はなめらかには増えず、段差で上がります。最初の従業員が労務と保険を起動します。最初の外国人採用が許可を起動します。最初の関連者への請求が移転価格の開示を起動します。就業規則の登録基準は人員とともに訪れます。条件付きの事業分野に踏み込めばライセンスが起動します。どの段差も前もって備えれば扱えますし、過ぎてから扱えば厄介です。私たちが直してほしいと頼まれるコンプライアンスの問題は、ほぼすべて誰も気づかないまま越えてしまった段差です。
実務的な持ち方
一枚、五列、一行に一人の担当。領域、義務、頻度、準備する人、提出されたことを確認する人。年次ではなく四半期ごとに見直し、人員、事業分野、所有構成、資本が変わるたびにもう一度読んでください。その四つが行を増やす出来事だからです。
ベトナムのコンプライアンスは難しくありません。広いだけで、税務カレンダーがすべてだという思い込みを罰します。
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