越南新設法人的人資與薪資建置：前六十天

執照下來了，銀行帳戶開好了，第一位員工星期一報到。多數外資企業就是在這一刻發現，在越南聘僱一個人不是一件事，而是十來件事，其中好幾件的期限是從簽約當天起算，而不是從有人終於讀到相關規定那天起算。

以下是前六十天的順序，依各項義務實際到期的先後排列。

簽第一份合約之前：三個決定

在與任何人簽約之前先敲定這三件事，因為每一件事後要改都很麻煩。

• 合約類型。越南法律承認不定期合約與最長三十六個月的定期合約。定期合約原則上只能續約一次，此後依法律規定即轉為不定期。打算「讓所有人一直簽一年約」的公司，是在規劃一件法律不允許的事。
• 試用期長度。上限依職務而定：企業管理人員最長，需要大學學歷的職位較短，技術職再短，簡單工作則只有幾個工作天。試用期薪資至少須為約定薪資的百分之八十五，且試用條款可以放進勞動合約本身，不必另立文件。
• 談稅前還是稅後。越南求職者常以實拿金額談薪。一旦同意稅後，您就接下了稅務與保險的風險，費率每有變動都由雇主承擔。請以稅前談定，並把扣除項目解釋清楚。一次比較難的對話，換來往後長久輕鬆的薪資作業。

第一天到第三十天：從簽約日起算的登記

第一份合約同時啟動了好幾座時鐘。

錢在哪裡？在保險費基

雇主為社會保險、健康保險與失業保險負擔的金額，約為合約薪資之上再加五分之一，員工另自其薪資負擔約十分之一。費率是公告的、可預期的。不可預期的是費基。

保險費是按薪資加上特定固定津貼計算，而非按支付的現金總額。哪些津貼計入費基是一個帶著實際金額的技術問題，也是我們看到的追溯調整最常見的來源。此外還有與基準薪資及地區最低薪資連動的上限，因此保險費不會隨薪資無限上升。

實務重點。請在第一次聘僱之前決定薪酬結構，而不是在第十次之後。把薪資拆成許多小額津貼，第一個月看起來便宜，等稽查人員認定其中幾項津貼本來就該計入費基時，就變成橫跨數年的補正。

第三十天到第六十天：讓僱傭關係站得住腳的文件

在越南，僱傭關係是用文件來防守的，而文件必須在爭議發生之前就存在，不是之後。

• 以越南文簽署的合約，雙方各執一份。雙語合約沒問題；只有英文的合約則不是一個舒服的位置。
• 薪資級距表，與工作場所的勞工代表組織協商後訂定，並一致地用於職等核定與調薪。
• 職務說明書須與合約上的職稱相符，因為以未能完成指派工作為由終止契約，前提是要有紀錄證明指派的工作是什麼。
• 內部勞動規則，涵蓋工時、行為準則、保密與懲戒程序，並在法定情形下辦理登記。
• 出勤與休假紀錄，自第一天起建立。特別休假自到職起累積，沒有紀錄的一年會在有人離職時變成現金負債。

薪資作業本身：每月循環

制度一旦建立，每月的節奏就很單純：彙整出勤與變動薪酬、計算稅前到稅後、繳納保險費與工會經費、扣繳並申報個人所得稅、發放薪資、出具薪資單。越南員工期待看到列明扣除項目的薪資單；沒有說明的實拿數字，比任何其他做法都更容易引來人資問題。

有兩個細節會絆住新進者。第一，個人所得稅申報依您的申報身分為按月或按季，之後還有針對您所支付員工的年度結算。第二，保險每月繳納並與人數異動申報相互核對，因此每一位到職、離職與調薪都必須在發生時申報，不能到年底再一次補齊。

外籍員工是另一條軌道

聘僱外籍人士不是本地聘僱的變體，而是一條必須更早啟動的平行流程。雇主要先向勞動主管機關說明該職位為何無法由本地人力填補，接著申請工作許可，然後合約與簽證或臨時居留卡才能跟上。每一步都有自己的作業時間，而且是依序進行的。

先聘再補手續，正是製造麻煩的走法：沒有許可就工作的外籍人士會讓個人與公司同時暴露於風險，而補救所花的時間遠比一開始照順序來得久。

什麼時候自己做，什麼時候不要

員工人數大約十人以下時，薪資作業就是一份試算表加一本自律的行事曆，許多公司交由外部會計處理。超過這個規模，或一旦出現輪班、外籍員工、變動獎金或多個據點，出錯的代價就變貴，專職的薪資流程也開始值回成本。

在法人人力補齊之前值得考慮的替代方案是名義雇主（EOR），在您建置組織期間承擔僱傭行政。一旦您已經有法人，它在表面數字上並不更便宜；它只是一種在人資職能成形之前就能開始招募的方式。

六十天檢核表

合約類型與試用期已決定。薪酬結構已以稅前談定。保險已在三十日內登記。稅號與扶養親屬已在第一次發薪前登記。工會經費已設定。薪資級距表已建立。內部勞動規則已擬定並於達門檻時登記。出勤與休假自第一天起追蹤。工作許可流程已在任何外籍員工簽約前啟動。

沒有一件是困難的。所有事情都由期限推動，而期限是從第一個簽名開始，不是從您的人資系統準備好那天開始。

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