Người đại diện theo pháp luật trong công ty FDI: quyền hạn và trách nhiệm

Trong hồ sơ của một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, người đại diện theo pháp luật là chức danh được nhắc tới nhiều nhất nhưng cũng bị hiểu sai nhiều nhất. Không ít trường hợp chúng tôi gặp: một trưởng đại diện người Việt được đứng tên vì "công ty mẹ chưa cử ai sang", với cách hiểu rằng đó chỉ là thủ tục ký giấy tờ. Đến khi phát sinh nợ thuế hoặc tranh chấp lao động, người đứng tên mới nhận ra phạm vi trách nhiệm của mình rộng đến đâu.

Bài viết này dành cho người đang giữ hoặc sắp nhận vai trò người đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp FDI, và cho bộ phận nhân sự, pháp chế phải tham mưu cho quyết định đó.

Người đại diện theo pháp luật là ai

Theo Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan trước trọng tài, tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định.

Ba điểm cần nắm:

• Doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người.
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ có một người và người đó xuất cảnh, phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác thực hiện quyền và nghĩa vụ.
• Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết là chủ sở hữu, và ngược lại. Đây là điểm khiến nhiều nhà đầu tư nước ngoài đánh giá thấp rủi ro khi để nhân sự địa phương đứng tên.

Khi điều lệ quy định nhiều người đại diện

Cấu trúc nhiều người đại diện khá phổ biến ở doanh nghiệp FDI: một tổng giám đốc người nước ngoài phụ trách vận hành và một giám đốc tài chính hoặc trưởng phòng hành chính người Việt xử lý thủ tục hằng ngày.

Nếu chọn cấu trúc này, hãy phân định quyền hạn thật rõ trong điều lệ. Trường hợp điều lệ không phân chia cụ thể, mỗi người đại diện đều có thể được xem là có đủ thẩm quyền đại diện doanh nghiệp trước bên thứ ba — nghĩa là một chữ ký đơn lẻ vẫn có thể ràng buộc công ty. Chúng tôi luôn khuyến nghị viết vào điều lệ ngưỡng giá trị giao dịch, loại hợp đồng và trường hợp bắt buộc đồng ký.

Phạm vi trách nhiệm

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật trải trên nhiều tầng, và tầng thứ nhất là nghĩa vụ với chính doanh nghiệp: thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp để tư lợi. Vi phạm dẫn tới trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Ở mức nghiêm trọng, một số hành vi trong lĩnh vực thuế, kế toán, bảo hiểm hoặc môi trường có thể dẫn tới trách nhiệm hình sự đối với cá nhân người ký. Đây là lý do vai trò này không nên được trao cho một nhân sự cấp trung chỉ vì tiện thủ tục.

Biện pháp tạm hoãn xuất cảnh

Đây là rủi ro mà người đại diện tại doanh nghiệp FDI cần đặc biệt lưu ý, vì nó ngày càng được áp dụng rộng. Khi doanh nghiệp có nợ thuế thuộc diện bị cưỡng chế, cơ quan thuế có thể đề nghị cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tạm hoãn xuất cảnh đối với người đại diện theo pháp luật. Thông báo thường được gửi theo địa chỉ đăng ký thuế, nên trên thực tế nhiều người chỉ phát hiện khi ra tới sân bay.

Khuyến nghị của chúng tôi rất đơn giản: bất kỳ ai đứng tên đại diện đều nên yêu cầu bộ phận kế toán đối chiếu nghĩa vụ thuế trên hệ thống của cơ quan thuế theo định kỳ tháng, và giữ bằng chứng đối chiếu.

Người nước ngoài làm đại diện: giấy phép lao động

Một người nước ngoài giữ chức danh người đại diện theo pháp luật vẫn phải xử lý vấn đề giấy phép lao động. Trong một số trường hợp — điển hình là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần — người nước ngoài có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động nếu giá trị vốn góp đạt ngưỡng quy định.

Ngưỡng vốn góp này và danh mục trường hợp miễn được quy định trong văn bản về lao động nước ngoài và đã có sửa đổi qua các năm; con số thường được nhắc tới là 3 tỷ đồng, nhưng cần đối chiếu văn bản có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Kể cả khi thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục xin văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động — bỏ qua bước này là lỗi rất phổ biến.

Thay đổi người đại diện: những bước không được bỏ

1. Ban hành nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị theo đúng thẩm quyền trong điều lệ.
2. Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định kể từ ngày có thay đổi — thường là 10 ngày, cần kiểm tra lại với quy định hiện hành.
3. Cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
4. Cập nhật chữ ký số, tài khoản khai thuế điện tử, tài khoản hải quan nếu có.
5. Bàn giao có biên bản: con dấu, hồ sơ pháp lý gốc, danh mục hợp đồng đang hiệu lực, tình trạng nghĩa vụ thuế và bảo hiểm.
6. Rà soát các giấy phép con ghi tên người đại diện cũ và làm thủ tục điều chỉnh.

Bước cuối cùng bị bỏ sót thường xuyên nhất. Doanh nghiệp cập nhật đăng ký kinh doanh xong rồi quên rằng giấy phép chuyên ngành, hợp đồng thuê nhà xưởng hay tài khoản ngân hàng vẫn ghi tên người cũ, và phát hiện ra vào đúng lúc cần dùng gấp.

Nếu bạn được đề nghị đứng tên

Trước khi ký, hãy yêu cầu bằng được bốn thứ: bản điều lệ hiện hành có phân định quyền hạn rõ ràng, báo cáo tình trạng nghĩa vụ thuế và bảo hiểm tại thời điểm nhận bàn giao, văn bản của chủ sở hữu xác nhận phạm vi ủy quyền và giới hạn quyết định, và cam kết về bảo hiểm trách nhiệm hoặc cơ chế miễn trừ trách nhiệm trong phạm vi pháp luật cho phép. Vai trò này đi kèm quyền lực thật, và cũng đi kèm rủi ro cá nhân thật.

Cần tư vấn về cấu trúc quản trị và người đại diện cho pháp nhân tại Việt Nam? Đội ngũ thành lập doanh nghiệp và gia nhập thị trường của chúng tôi hỗ trợ thiết kế điều lệ, phân định thẩm quyền và xử lý thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.