Nhập khẩu vào Việt Nam: thủ tục hải quan và những bước phải làm trước

Phần lớn lô hàng nhập khẩu đầu tiên vào Việt Nam không ách tại cửa khẩu vì giấy tờ sai. Chúng ách vì một việc lẽ ra phải làm từ nhiều tuần trước, tại một văn phòng chẳng gần cảng chút nào, đã không được làm.

Thông quan là bước cuối cùng của việc tuân thủ nhập khẩu, không phải bước đầu tiên. Dưới đây là toàn bộ trình tự, cùng những khâu thực sự giữ chân container.

Trước hết: bạn có quyền nhập khẩu chưa?

Doanh nghiệp có vốn nước ngoài tại Việt Nam không đương nhiên có quyền nhập khẩu và phân phối. Quyền nhập khẩu và quyền bán buôn hay bán lẻ được ghi nhận trong hồ sơ cấp phép của bạn và gắn với những nhóm hàng cụ thể. Nếu ngành nghề đã đăng ký không bao trùm sản phẩm trong container, lô hàng sẽ dừng lại và cách khắc phục là điều chỉnh giấy phép, tính bằng đơn vị tuần.

Phương án thay thế, vẫn được dùng thường xuyên và hợp pháp, là nhập khẩu thông qua một nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối Việt Nam có giấy phép trong khi quyền của chính bạn đang được mở rộng. Hãy quyết định đi theo hướng nào trước khi hàng lên tàu, chứ không phải sau đó.

Quyết định về mã số hàng hóa phải đến trước

Mã số thuế quan bạn khai quyết định mức thuế suất, việc hàng có cần giấy phép nhập khẩu chuyên ngành hay không, và tiêu chuẩn nào được áp dụng. Đây là một xác định kỹ thuật chứ không phải phỏng đoán, và rất đáng có ý kiến bằng văn bản trước lô hàng đầu tiên thay vì sau một cuộc kiểm tra sau thông quan.

Từ mã số sẽ kéo theo hai thứ: thuế suất theo biểu thuế thông thường, và mức thuế suất có thể thấp hơn rất nhiều theo một hiệp định thương mại tự do, với điều kiện bạn có giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ đúng mẫu. Việt Nam là thành viên của rất nhiều hiệp định thương mại, và chênh lệch giữa thuế suất thông thường với thuế suất ưu đãi nhiều khi chính là toàn bộ biên lợi nhuận của sản phẩm.

Điểm cần nhớ. Giấy chứng nhận xuất xứ phải đúng mẫu, do đúng cơ quan cấp, và thống nhất với hóa đơn cùng vận đơn. Một mức ưu đãi được hưởng dựa trên giấy chứng nhận có sai sót sẽ trở thành khoản truy thu thuế kèm tiền phạt về sau, thường là trong đợt kiểm tra hai năm sau khi hàng đã bán hết.

Quản lý chuyên ngành: khâu gây chậm trễ

Nhiều nhóm sản phẩm đòi hỏi phải hoàn tất một thủ tục trước khi hàng được thông quan hoặc lưu thông, và đây là chỗ nhà nhập khẩu thiếu kinh nghiệm mất trắng một tháng.

Quy luật rất nhất quán: nút thắt nằm ở cơ quan quản lý chuyên ngành chứ không phải ở hải quan. Hải quan sẽ thông quan nhanh một khi hồ sơ chuyên ngành đã có. Họ không thể thông quan khi một hồ sơ đăng ký vẫn đang được thẩm định.

Tờ khai và ba luồng

Tờ khai được nộp điện tử và hệ thống phân mỗi tờ khai vào một luồng. Nói khái quát: một luồng thông quan chỉ dựa trên tờ khai, một luồng yêu cầu kiểm tra hồ sơ, và một luồng yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc phân luồng phản ánh loại hàng, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp nhập khẩu và các tiêu chí rủi ro.

Điều này có nghĩa thực tế là hồ sơ tuân thủ của bạn là một tài sản. Doanh nghiệp có lịch sử sạch thông quan nhanh hơn, còn một chuỗi các lần khai bổ sung và phân loại lại sẽ kéo theo kiểm tra thực tế với những lô hàng đáng lẽ đã đi thẳng.

Thuế và những gì hiện trên hóa đơn

Một lô nhập khẩu thường chịu thuế nhập khẩu tính trên trị giá hải quan, sau đó là thuế giá trị gia tăng tính trên trị giá cộng thuế nhập khẩu. Một số nhóm còn chịu thêm thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường. Trị giá hải quan thông thường là trị giá giao dịch, nhưng giá giữa các bên có quan hệ liên kết luôn bị soi kỹ, nên hóa đơn nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con Việt Nam cần tự nó đứng vững được.

Ghi nhãn trước khi lưu thông

Hàng hóa bán tại Việt Nam cần nhãn tiếng Việt hợp quy định với đầy đủ nội dung bắt buộc của nhóm hàng đó. Nhãn phụ dán sau khi nhập khẩu là chấp nhận được, nhưng phải dán trước khi hàng lưu thông và nội dung phải chính xác. Việc xử lý vi phạm về nhãn diễn ra ngoài thị trường chứ không phải tại cửa khẩu, đó là lý do nhà nhập khẩu thường biết tới quy định này qua một đợt kiểm tra quản lý thị trường thay vì qua hải quan.

Những cấu trúc làm giảm ma sát

• Nhà phân phối trong nước có giấy phép gánh phần tuân thủ nhập khẩu trong lúc bạn xây dựng bộ máy. Cách này tốn biên lợi nhuận và nhường lại quan hệ khách hàng, nên hãy coi đó là một giai đoạn chứ không phải cấu trúc lâu dài.
• Kho ngoại quan cho phép lùi thời điểm nộp thuế tới khi hàng rời kho, hữu ích cho dòng tiền nếu bạn nhập số lượng lớn và bán dần.
• Quy chế doanh nghiệp chế xuất thay đổi hoàn toàn vị thế thuế của nhà sản xuất xuất khẩu sản phẩm, nhưng đó là quyết định cấp phép ngay từ khi thành lập chứ không phải một lựa chọn chuyển đổi sau này.

Hồ sơ và cuộc kiểm tra đến sau

Cơ quan hải quan có thể rà soát các tờ khai đã thông quan trong nhiều năm. Hãy giữ trọn bộ hồ sơ cho mỗi lô nhập: hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai, chứng từ thanh toán và các phê duyệt chuyên ngành. Doanh nghiệp xuất trình được hồ sơ đầy đủ cho bất kỳ tờ khai nào khi được yêu cầu là doanh nghiệp có những đợt kiểm tra ngắn.

Một trình tự làm được

Xác nhận quyền nhập khẩu và phân phối của bạn. Chốt phân loại mã số hàng hóa bằng văn bản. Kiểm tra sản phẩm có cần đăng ký, chứng nhận hay giấy phép không, và bắt đầu việc đó trước tiên. Thu xếp giấy chứng nhận xuất xứ đúng mẫu. Nộp tờ khai. Dán nhãn tiếng Việt hợp quy định. Lưu hồ sơ.

Lần đầu đưa sản phẩm vào Việt Nam? Đội ngũ tiếp cận thị trường của chúng tôi vạch lộ trình đăng ký cho nhóm hàng của bạn, kiểm tra phân loại và xuất xứ, và sắp xếp một đường nhập khẩu tuân thủ trước khi đơn hàng đầu tiên được đặt.