Xử lý nhân viên không đạt yêu cầu tại Việt Nam (mà không bị kiện)
Bài viết giải thích cách xử lý việc nhân viên không đạt yêu cầu ở Việt Nam, chỗ người sử dụng lao động nước ngoài hay đi sai, và cách bảo vệ công ty mà vẫn công bằng với người lao động.
Hướng dẫn thực dụng cho người sử dụng lao động về hiệu quả làm việc, quy trình và kiểm soát rủi ro
Xử lý nhân viên không đạt yêu cầu là một trong những việc khó nhất với người sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam. Không phải vì làm việc kém được dung túng, mà vì việc chấm dứt hợp đồng chỉ hợp pháp khi quy trình được tuân thủ chính xác. Nhiều doanh nghiệp hành xử hợp lý, trao đổi rõ ràng, vậy mà vẫn thua kiện vì hồ sơ và trình tự bị sai.
Bài viết này giải thích cách xử lý việc nhân viên không đạt yêu cầu tại Việt Nam, chỗ người sử dụng lao động nước ngoài hay đi sai, và cách bảo vệ công ty mà vẫn công bằng với người lao động.
Vì sao chuyện hiệu quả làm việc nhạy cảm về pháp lý ở Việt Nam
Việt Nam không có khái niệm chấm dứt hợp đồng tuỳ ý. Việc chấm dứt vì không đạt yêu cầu là được phép, nhưng chỉ khi người sử dụng lao động chứng minh được rằng:
- Tiêu chí đánh giá đã rõ ràng
- Người lao động đã được thông báo về những điểm chưa đạt
- Người lao động đã có cơ hội thực sự để cải thiện
- Hiệu quả vẫn không cải thiện dù đã được hỗ trợ đúng mức
Thiếu chuỗi bằng chứng này, việc chấm dứt thường bị coi là trái luật, bất kể mức độ không đạt yêu cầu có vẻ rõ ràng đến đâu.
Vấn đề cốt lõi: ý định so với bằng chứng
Quản lý nước ngoài thường dựa vào ý định:
"Chúng tôi đã góp ý rồi mà."
"Ai cũng biết yêu cầu là gì."
"Rõ ràng là làm việc dưới chuẩn."
Cơ quan lao động Việt Nam dựa vào bằng chứng, không dựa vào ý định.
Nếu yêu cầu công việc, các lần nhắc nhở và kế hoạch cải thiện không được lập thành văn bản chính thức, thì trên thực tế chúng không tồn tại khi có tranh chấp.
Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá ngay từ đầu
Không thể chứng minh một người không đạt yêu cầu nếu tiêu chí không rõ.
Những sai lầm thường gặp gồm:
- Bản mô tả công việc chung chung
- Chỉ tiêu đặt ra một cách không chính thức
- Yêu cầu thay đổi giữa chừng
Tiêu chí đánh giá nên:
- Gắn với từng vị trí
- Đo được ở mức có thể
- Được truyền đạt bằng văn bản
Nếu tiêu chí mơ hồ, rủi ro khi chấm dứt hợp đồng tăng lên rất nhanh.
Bước 2: Ghi nhận khoảng cách về hiệu quả (không ghi nhận ý kiến)
Hồ sơ đánh giá nên tập trung vào sự việc, không vào con người.
Hồ sơ tốt gồm:
- Chỉ tiêu không đạt
- Thời hạn bị lỡ
- Vấn đề chất lượng gắn với sản phẩm công việc cụ thể
Hồ sơ rủi ro gồm:
- Ngôn từ cảm tính ("thái độ kém")
- So sánh với đồng nghiệp
- Tin nhắn mang cảm xúc hoặc không chính thức
Trong tranh chấp, hồ sơ trung tính và dựa trên sự việc mới có sức nặng.
Bước 3: Triển khai kế hoạch cải thiện hiệu quả làm việc chính thức
Ở Việt Nam, kế hoạch cải thiện không chỉ là thông lệ tốt, mà thường là điều bắt buộc trên thực tế.
Một kế hoạch cải thiện đứng vững được cần:
- Nêu cụ thể những điểm chưa đạt
- Đặt mục tiêu cải thiện khả thi
- Xác định rõ khoảng thời gian
- Ghi nhận việc người lao động đã được thông báo
Bỏ qua bước này là lý do phổ biến nhất khiến người sử dụng lao động thua trong các vụ chấm dứt vì hiệu quả.
Bước 4: Cho người lao động cơ hội cải thiện thật sự
Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét người sử dụng lao động có hành xử thiện chí hay không.
Những dấu hiệu đáng ngại gồm:
- Mục tiêu bất khả thi
- Thời gian không đủ
- Không đào tạo, không hỗ trợ
- Quyết định đã có trước khi kế hoạch cải thiện kết thúc
Nếu ngay từ thiết kế đã không thể cải thiện được, việc chấm dứt rất dễ bị bác.
Bước 5: Kết luận dựa trên bằng chứng, không dựa trên sự bực bội
Nếu hiệu quả không cải thiện:
- Kết luận phải khớp với kết quả của kế hoạch cải thiện
- Lý do phải dẫn chiếu những điểm không đạt đã được ghi nhận
- Các bước chấm dứt phải theo đúng thời hạn báo trước và trình tự luật định
Nếu hiệu quả có cải thiện, dù chỉ một phần, việc chấm dứt trở nên rủi ro và cần được cân nhắc lại.
Vì sao nhiều người sử dụng lao động nước ngoài thua những vụ này
Thua kiện thường bắt nguồn từ:
- Góp ý không chính thức và không lưu vết
- Bỏ qua giai đoạn kế hoạch cải thiện
- Trộn chuyện hiệu quả với chuyện thái độ và kỷ luật
- Vội chấm dứt vì áp lực kinh doanh
Luật không thù địch với người sử dụng lao động, nhưng không tha thứ cho việc đi tắt.
Cái giá thật khi làm sai
Chấm dứt trái luật có thể dẫn tới:
- Buộc nhận lại người lao động
- Trả tiền lương cho thời gian không được làm việc
- Bồi thường và tiền phạt
- Chi phí pháp lý và việc ban lãnh đạo bị phân tâm
Ngay cả khi hai bên hoà giải, lợi thế đàm phán thường nghiêng về người lao động.
Khi nào thoả thuận là lựa chọn khôn ngoan hơn
Có những trường hợp việc chấm dứt là hợp pháp về mặt luật nhưng không khôn ngoan về mặt kinh doanh.
Thoả thuận có thể tốt hơn khi:
- Hồ sơ chưa đầy đủ
- Vị trí đó dù sao cũng đang được tái cơ cấu
- Tốc độ và sự chắc chắn quan trọng hơn nguyên tắc
Một lối ra được thương lượng có thể giảm chi phí, giảm rủi ro và giảm xáo trộn.
EOR thay đổi hồ sơ rủi ro như thế nào
Dùng nhà tuyển dụng danh nghĩa (EOR) không xoá bỏ nhu cầu về quy trình, nhưng nó:
- Bảo đảm các bước tuân thủ được thực hiện
- Giảm lỗi về thủ tục
- Tập trung kỷ luật về hồ sơ vào một đầu mối
EOR biến sự bất định pháp lý thành một quy trình dự đoán được, rất hữu ích với những đội nhân sự mỏng.
Tư duy thực dụng của người sử dụng lao động tại Việt Nam
Những người sử dụng lao động làm tốt thường:
- Coi quản lý hiệu quả làm việc là một quy trình, không phải một sự kiện
- Xây hồ sơ trước khi vấn đề leo thang
- Tách chuyện hiệu quả khỏi cảm xúc
- Lên kế hoạch cho việc chia tay kỹ như khi tuyển
Cách làm này bảo vệ cả công ty lẫn uy tín của ban quản lý.
BusinessPartner.vn giúp doanh nghiệp xử lý chuyện này an toàn thế nào
BusinessPartner.vn hỗ trợ người sử dụng lao động nước ngoài bằng cách:
- Thiết kế khung quản lý hiệu quả làm việc đúng luật
- Rà soát hồ sơ trước khi sự việc leo thang
- Tư vấn về cấu trúc và thời hạn của kế hoạch cải thiện
- Hỗ trợ phương án chấm dứt hợp pháp hoặc phương án thoả thuận
- Giảm rủi ro tranh chấp và rủi ro danh tiếng
👉 Nếu anh chị đang có một nhân viên không đạt yêu cầu tại Việt Nam, hãy trao đổi với đội tư vấn của chúng tôi trước khi sự bực bội biến thành rủi ro pháp lý.
Anh chị cũng nên đọc
Rủi ro người sử dụng lao động và chiến lược nhân sự tại Việt Nam
Rủi ro phân loại sai người lao động tại Việt Nam
Những chi phí lao động ẩn mà doanh nghiệp nước ngoài hay bỏ sót
