Những chi phí lao động ẩn mà doanh nghiệp nước ngoài hay bỏ sót
Vì sao chi phí nhân sự trông rẻ, cho tới khi nó không còn rẻ nữa
Việt Nam thường được xem là điểm tuyển dụng hiệu quả về chi phí. Lương cạnh tranh, nhân lực tốt, và đội ngũ có thể mở rộng nhanh. Vậy mà nhiều doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam vẫn đánh giá thấp chi phí thật của việc sử dụng lao động, và chỉ nhận ra khoảng chênh khi biên lợi nhuận co lại, khi bắt đầu tái cơ cấu, hoặc khi có tranh chấp.
Bài viết này chỉ ra những chi phí lao động ẩn mà người sử dụng lao động nước ngoài hay bỏ sót, vì sao chúng lộ ra muộn, và cách lập ngân sách cùng thiết kế chiến lược nhân sự sát thực tế hơn.
Vì sao chi phí lao động ở Việt Nam dễ bị tính sai
Mức lương cơ bản ở Việt Nam khá minh bạch. Thứ ít lộ ra hơn là các khoản đóng góp bắt buộc, nghĩa vụ thủ tục và chi phí khi chia tay chồng lên trên tiền lương.
Những chi phí này không phải "ẩn" vì chúng phi pháp hay khó tìm, mà vì chúng:
- Không xuất hiện trên thư mời làm việc
- Tích tụ dần dần
- Chỉ hiện hình khi có áp lực (chấm dứt hợp đồng, thanh tra, tái cơ cấu)
Kết quả là doanh nghiệp thường dự trù thiếu chi phí lao động khoảng 15 đến 30%.
Chi phí 1: các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc
Bảo hiểm xã hội là một trong những khoản bị bỏ sót lớn nhất.
Người sử dụng lao động phải đóng:
- Bảo hiểm xã hội
- Bảo hiểm y tế
- Bảo hiểm thất nghiệp
Các khoản này tính trên mức lương kê khai theo trần quy định và áp dụng với phần lớn người lao động trong nước. Kê khai thấp có thể giảm chi phí trước mắt, nhưng làm tăng mức phơi nhiễm với tiền phạt và truy thu về sau.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Doanh nghiệp tập trung vào lương gộp và quên phần đóng góp bắt buộc của mình.
Chi phí 2: làm thêm giờ, làm đêm và lương ngày lễ
Pháp luật lao động Việt Nam đặt ra yêu cầu chặt chẽ về:
- Giới hạn giờ làm thêm
- Mức trả cho giờ làm thêm
- Trả thêm cho ca đêm
- Lương ngày nghỉ lễ
Ở những đội đang lớn nhanh, nhất là vận hành, hỗ trợ hay sản xuất, các khoản này cộng dồn rất nhanh.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Làm thêm giờ thường được xử lý một cách không chính thức, cho tới khi hồ sơ bị rà lại trong thanh tra hoặc tranh chấp.
Chi phí 3: rủi ro thử việc và chuyển loại hợp đồng
Thử việc được phép, nhưng bị quản chặt.
Rủi ro phát sinh khi:
- Thời gian thử việc vượt giới hạn luật định
- Quyết định về hiệu quả làm việc không có hồ sơ
- Hợp đồng tự động chuyển thành không xác định thời hạn
Một khi đã chuyển, việc chấm dứt trở nên đắt hơn và bị ràng buộc hơn nhiều.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Thử việc bị coi là giai đoạn chạy thử, không gắn với hệ quả chi phí dài hạn.
Chi phí 4: chấm dứt hợp đồng và trợ cấp thôi việc
Việt Nam không cho phép chấm dứt hợp đồng tuỳ ý.
Việc chấm dứt thường kéo theo:
- Nghĩa vụ báo trước
- Trợ cấp thôi việc
- Các thoả thuận thương lượng
Ngay cả việc chấm dứt có căn cứ cũng có thể tốn kém nếu quy trình làm không chính thức hoặc hồ sơ mỏng.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Chi phí chấm dứt hiếm khi được mô hình hoá lúc tuyển hay lúc lập ngân sách.
Chi phí 5: xử lý tranh chấp và thời gian pháp lý
Tranh chấp lao động hiếm khi dừng ở cấp nhân sự.
Chúng thường đòi hỏi:
- Thời gian của ban lãnh đạo
- Hỗ trợ pháp lý bên ngoài
- Thương lượng dàn xếp
- Gián đoạn vận hành
Ngay cả tranh chấp nhỏ cũng ngốn nguồn lực một cách không tương xứng.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Doanh nghiệp dự trù cho tiền lương, không dự trù cho việc lãnh đạo bị phân tâm và chi phí pháp lý.
Chi phí 6: khắc phục tuân thủ sau khi mở rộng
Khi đội ngũ lớn lên, những cách làm không chính thức không còn chạy được.
Chi phí phát sinh từ:
- Soạn lại hợp đồng
- Chỉnh sửa số liệu tiền lương
- Truy đóng bảo hiểm
- Kiểm toán nội bộ và nâng cấp hệ thống
Khi mức độ soi xét tăng lên, những việc này không còn là tuỳ chọn.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Những lối tắt ở giai đoạn đầu có vẻ vô hại, cho tới khi quy mô làm chúng lộ ra.
Chi phí 7: thiếu linh hoạt về nhân sự khi thị trường xuống
Một trong những chi phí ẩn lớn nhất là sự thiếu linh hoạt.
Việc giảm nhân sự ở Việt Nam là chuyện:
- Nặng về thủ tục
- Tốn thời gian
- Thường phải thương lượng
Doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mà không thiết kế cấu trúc nhân sự thường thấy mình bị khoá vào một cơ cấu chi phí cố định.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Các kịch bản xấu hiếm khi được tính chi phí trong lúc lập kế hoạch tăng trưởng.
Chi phí 8: so sánh sai giữa EOR và pháp nhân
Một số doanh nghiệp so phí EOR với riêng lương cơ bản, rồi kết luận EOR "đắt".
Trên thực tế, phí EOR thường gộp sẵn những chi phí mà mô hình tự tuyển đẩy sang:
- Mức phơi nhiễm về bảo hiểm
- Rủi ro khi chấm dứt hợp đồng
- Việc quản lý tuân thủ
Phép so sánh thường không đầy đủ.
Vì sao hay bị bỏ sót:
Chi phí được so từng dòng thay vì so sau khi đã điều chỉnh theo rủi ro.
Những chi phí này thường lộ ra khi nào
Chi phí lao động ẩn hiếm khi xuất hiện trong lúc tăng trưởng đều. Chúng lộ ra khi:
- Có vấn đề về hiệu quả làm việc
- Thay đổi lãnh đạo
- Cần tái cơ cấu
- Bắt đầu kiểm toán hoặc thanh tra
- Bắt đầu bàn chuyện mua bán sáp nhập hoặc rút lui
Đến lúc đó, lựa chọn còn ít và chi phí trở thành chuyện bị động.
Lập ngân sách sát hơn bằng cách nào
Một ngân sách lao động thực tế hơn sẽ tính cả:
- Tổng chi phí sử dụng lao động, không chỉ tiền lương
- Chi phí chấm dứt và tái cơ cấu theo từng kịch bản
- Chi phí tuân thủ tăng theo quy mô đội ngũ
- Thời gian của ban lãnh đạo như một chi phí thật
Việc này không làm Việt Nam thành nơi "đắt đỏ", mà làm cho việc lập kế hoạch trở nên trung thực.
Thiết kế cơ cấu chi phí nhân sự ít rủi ro hơn
Những doanh nghiệp quản lý tốt chi phí lao động ở Việt Nam thường:
- Kết hợp có chủ đích giữa tuyển qua pháp nhân và tuyển qua EOR
- Giữ hợp đồng và mô tả công việc chặt chẽ
- Chính thức hoá việc quản lý hiệu quả làm việc từ sớm
- Lên trước các kịch bản chia tay và tái cơ cấu
Họ coi chi phí lao động là một biến số chiến lược, không phải một con số cố định.
BusinessPartner.vn giúp kiểm soát rủi ro chi phí nhân sự thế nào
BusinessPartner.vn hỗ trợ người sử dụng lao động nước ngoài bằng cách:
- Mô hình hoá chi phí sử dụng lao động thật tại Việt Nam
- Thiết kế cấu trúc tuyển dụng vừa đúng luật vừa linh hoạt
- Đánh giá mức phơi nhiễm khi chấm dứt và khi tái cơ cấu
- Tư vấn về đánh đổi giữa EOR và pháp nhân
- Giảm rủi ro chi phí do tranh chấp và do tuân thủ
👉 Nếu nhân sự tại Việt Nam của anh chị đang tăng, hoặc các giả định về chi phí có vẻ quá lạc quan, hãy trao đổi với đội tư vấn của chúng tôi trước khi rủi ro lao động bào mòn biên lợi nhuận và sự linh hoạt.
Anh chị nên đọc
Rủi ro người sử dụng lao động và chiến lược nhân sự tại Việt Nam
Rủi ro phân loại sai người lao động tại Việt Nam
Xử lý nhân viên không đạt yêu cầu tại Việt Nam (mà không bị kiện)
