Rủi ro pháp lý khi thuê cộng tác viên tại Việt Nam

Vì sao phân loại sai là một trong những rủi ro ẩn lớn nhất

Thuê cộng tác viên độc lập tại Việt Nam trông như cách nhanh và ít tốn kém để xây đội ngũ làm việc từ xa. Trên thực tế, đây là một trong những chiến lược nhân sự rủi ro nhất với doanh nghiệp nước ngoài.

Việt Nam có quy định chặt về phân loại người làm việc, và cơ quan chức năng nhìn vào bản chất chứ không nhìn tên gọi trong hợp đồng. Nhiều cộng tác viên về sau bị xác định lại thành người lao động, kéo theo truy thu thuế, truy đóng bảo hiểm xã hội, xử phạt và tranh chấp lao động.

Dùng cộng tác viên có hợp pháp không

Có, nhưng chỉ trong những tình huống hạn chế và được xác định rõ. Việt Nam chấp nhận cộng tác viên độc lập chỉ khi quan hệ thực sự không mang tính lao động. Việc gọi ai đó là cộng tác viên hay thanh toán qua hóa đơn không tự nó tạo ra sự tuân thủ. Cơ quan chức năng xem công việc được thực hiện thế nào, chứ không xem hợp đồng viết gì.

Vì sao Việt Nam siết chặt

Hệ thống lao động Việt Nam được thiết kế để bảo vệ người lao động, bảo đảm việc đóng bảo hiểm xã hội, ngăn thất thu thuế và hạn chế quan hệ lao động trá hình. Vì vậy, các cộng tác viên dài hạn bị soi kỹ, doanh nghiệp nước ngoài thường là đối tượng thanh tra, và mức độ thực thi đã tăng trong những năm gần đây. Phân loại sai được coi là không tuân thủ, không phải vùng xám.

Cơ quan chức năng phân định thế nào

Việt Nam áp dụng phép thử về bản chất, tập trung vào điều kiện làm việc thực tế.

Dấu hiệu của quan hệ lao động

• Giờ làm việc cố định
• Công việc liên tục, toàn thời gian
• Báo cáo cho một quản lý
• Dùng email, hệ thống hoặc công cụ của công ty
• Nhận tiền hằng tháng như lương
• Quan hệ độc quyền
• Đảm nhiệm vai trò cốt lõi của doanh nghiệp

Dấu hiệu của cộng tác viên thật

• Công việc theo dự án
• Có sản phẩm bàn giao xác định
• Có thể làm cho nhiều khách hàng
• Không có giờ làm cố định
• Dùng công cụ và hệ thống của chính họ
• Hợp tác ngắn hạn

Nếu phần lớn dấu hiệu thuộc nhóm đầu, rủi ro bị xác định lại là cao.

Những tình huống rủi ro cao

Doanh nghiệp nước ngoài thường phân loại sai khi thuê lập trình viên, kỹ sư kiểm thử, thiết kế, nhân viên hỗ trợ khách hàng, và các vị trí vận hành hoặc hành chính. Đặc biệt rủi ro là các trường hợp cộng tác viên làm toàn thời gian từ 6 đến 12 tháng trở lên, nhận khoản cố định hằng tháng, được đánh giá hiệu quả nội bộ, dùng email và kênh trao đổi nội bộ của công ty, và trên thực tế là nhân viên làm việc từ xa. Đây là các tình huống kinh điển bị xác định lại.

Hệ quả khi bị xác định lại

Truy đóng bảo hiểm xã hội: phần của doanh nghiệp, phần của người lao động, và lãi chậm đóng.

Truy thu thuế thu nhập cá nhân: trách nhiệm của doanh nghiệp với phần thuế khấu trừ thiếu, kèm phạt và tiền chậm nộp.

Xử phạt hành chính: vi phạm pháp luật lao động và vi phạm về thuế.

Buộc chính thức hóa quan hệ lao động: phải ký hợp đồng lao động và công nhận quyền lợi hồi tố.

Chi phí thường vượt xa khoản tiết kiệm ban đầu từ việc dùng cộng tác viên.

Tranh chấp lao động

Cộng tác viên bị phân loại sai có thể khiếu nại về lao động, đòi các chế độ của người lao động, và yêu cầu trợ cấp thôi việc hoặc bồi thường. Cơ quan lao động Việt Nam thường nghiêng về bảo vệ người làm việc và nhìn xa hơn câu chữ trong hợp đồng. Tranh chấp với cộng tác viên có thể trở nên công khai, kéo dài và tốn kém.

Rủi ro thuế với doanh nghiệp nước ngoài

Ngay cả khi chưa có pháp nhân tại chỗ, doanh nghiệp nước ngoài vẫn có thể đối mặt với việc bị ấn định thuế, vấn đề về thuế khấu trừ tại nguồn, việc rà soát tuân thủ tiền lương, cùng sự soi xét từ ngân hàng và cơ quan quản lý ngoại hối. Lý lẽ rằng chúng tôi không có pháp nhân ở Việt Nam không phải một căn cứ biện hộ.

Khi nào có thể chấp nhận được

Khi công việc rõ ràng theo dự án, thời gian ngắn tính bằng tuần hoặc vài tháng, có sản phẩm bàn giao xác định, cộng tác viên có nhiều khách hàng, và không có yếu tố độc quyền hay chỉ đạo. Ví dụ gồm tư vấn ngắn hạn, một dự án thiết kế hoặc rà soát đơn lẻ, tư vấn kỹ thuật chuyên biệt. Ngay cả khi đó, hợp đồng vẫn cần được soạn cẩn thận.

Vì sao EOR an toàn hơn cho vị trí dài hạn

Với các vị trí dài hạn, toàn thời gian, EOR là lựa chọn an toàn nhất.

EOR loại bỏ hoàn toàn rủi ro phân loại sai.

Những lầm tưởng phổ biến

• Họ xuất hóa đơn cho chúng tôi nên không sao
• Chính họ đồng ý làm cộng tác viên
• Ai cũng làm như vậy
• Không ai kiểm tra đâu
• Sau này sửa cũng được

Đây chính là những giả định mà các cuộc thanh tra nhắm tới.

Khung quyết định an toàn hơn

Nguyên tắc đơn giản: dự án ngắn hạn với phạm vi xác định thì có thể dùng cộng tác viên nhưng phải cẩn trọng; vị trí thường xuyên, làm toàn thời gian thì dùng EOR hoặc tuyển qua pháp nhân. Nếu không chắc chắn, hãy giả định rằng quan hệ đó sẽ được coi là quan hệ lao động.

Nếu bạn đang dùng cộng tác viên

Hãy rà soát vai trò và điều kiện làm việc, xác định rủi ro phân loại sai, chuyển các vị trí rủi ro cao sang EOR, khắc phục sớm phần thuế và tiền lương, và cập nhật lại hợp đồng cùng cách vận hành. Sửa sớm giúp giảm đáng kể mức xử phạt.

BusinessPartner.vn hỗ trợ thế nào

Chúng tôi cung cấp dịch vụ đánh giá rủi ro giữa cộng tác viên và người lao động, chuyển đổi từ cộng tác viên sang EOR, dịch vụ EOR, hợp đồng lao động theo pháp luật Việt Nam, tuân thủ tiền lương, thuế và bảo hiểm xã hội, cùng việc phòng ngừa thanh tra và tranh chấp lao động. Đặt lịch tư vấn để rà soát tình trạng hiện tại.