Thuê văn phòng tại Việt Nam: những điều khoản quyết định số tiền bạn thực trả

Hợp đồng thuê văn phòng thường là hợp đồng đầu tiên doanh nghiệp nước ngoài ký tại Việt Nam, nhiều khi ký trước cả khi pháp nhân tồn tại, và thường trong tình trạng gấp gáp vì hồ sơ xin phép cần có địa chỉ. Sự kết hợp đó tạo ra những hợp đồng thuê tốn kém hơn nhiều so với con số tiền thuê gợi ý.

Giá thuê trên mỗi mét vuông là phần ai cũng đàm phán. Những điều khoản dưới đây mới là phần quyết định bạn thực sự trả bao nhiêu và có rời đi được hay không.

Trước hết: có đăng ký công ty tại địa chỉ này được không?

Không phải địa chỉ nào cho bạn thuê chỗ cũng có thể làm trụ sở đăng ký. Căn hộ chung cư trong tòa nhà xây dựng với mục đích để ở không được dùng làm địa chỉ kinh doanh, và điều này khiến nhiều nhà sáng lập dự định khởi đầu từ căn hộ dịch vụ phải xoay xở lại. Một số tòa nhà còn có hạn chế riêng trong quy chế quản lý của chính họ.

Trước khi ký, hãy xác nhận ba điều: tòa nhà được quy hoạch và cấp phép cho mục đích văn phòng, bên cho thuê thực sự có quyền cho thuê diện tích đó, và bên cho thuê sẽ cung cấp những giấy tờ mà hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn cần. Một hợp đồng thuê không dùng để đăng ký công ty được còn tệ hơn là chưa thuê.

Tiền thuê không phải là chi phí

Giá thuê chào tại các tòa văn phòng ở Việt Nam thường chưa bao gồm một số khoản không hề tùy chọn.

Đồng tiền và thanh toán

Tiền thuê mặt bằng tại Việt Nam được thanh toán bằng đồng Việt Nam. Hợp đồng với bên cho thuê quốc tế thường thể hiện bằng đô la Mỹ rồi quy đổi, điều này chấp nhận được như một cơ chế định giá miễn là việc thanh toán thực hiện bằng đồng. Thứ quan trọng là điều khoản quy đổi: tỷ giá nào, do ai công bố, tại ngày nào. Một điều khoản tỷ giá không xác định là nguồn tranh cãi lặp đi lặp lại và không có lợi cho bên thuê.

Nếu bên cho thuê là cá nhân chứ không phải doanh nghiệp, cách xử lý thuế sẽ khác. Cá nhân cho thuê có doanh thu trên ngưỡng phải gánh nghĩa vụ thuế của riêng mình, và hợp đồng thường đẩy toàn bộ nghĩa vụ đó sang bên thuê chỉ bằng một câu. Hãy đọc kỹ câu đó, vì nó có thể cộng thêm một tỷ lệ đáng kể vào tiền thuê thực tế.

Điểm cần nhớ. Hãy đề nghị bên cho thuê lập một hóa đơn mẫu cho trọn một tháng, bằng đồng Việt Nam, gồm mọi khoản phí. Nếu họ không đưa ra được, nghĩa là bạn chưa biết mặt bằng này tốn bao nhiêu.

Tiền đặt cọc, mức tăng và thời hạn

Đặt cọc vài tháng tiền thuê là thông lệ, và việc lấy lại được cọc phụ thuộc vào cách soạn điều khoản bàn giao chứ không phải vào thiện chí. Ba điểm cần chốt khi ký:

• Mức tăng. Tăng giá hằng năm là bình thường. Hãy ấn định tỷ lệ phần trăm hoặc một chỉ số rõ ràng ngay trong hợp đồng. Mức tăng "sẽ thỏa thuận sau" là mức tăng bạn chắc chắn thua.
• Hoàn trả hiện trạng. Hãy định nghĩa tình trạng mặt bằng phải trả lại, kèm ảnh chụp tình trạng lúc nhận đính vào hợp đồng. Đây là lý do phổ biến nhất khiến tiền cọc bị giữ lại.
• Quyền chấm dứt giữa chừng. Một hợp đồng dài hạn không có quyền chấm dứt là đặt cược vào chính dự báo tăng trưởng của bạn. Nếu bạn cần thời hạn dài để ổn định, ít nhất hãy đàm phán quyền cho thuê lại hoặc chuyển nhượng để có lối ra không phụ thuộc vào tâm trạng của bên cho thuê.

Phòng cháy chữa cháy thuộc về tòa nhà, rồi thuộc về bạn

Tòa nhà phải có phê duyệt phòng cháy chữa cháy của riêng nó, và phần thi công nội thất của bạn không được vi phạm các phê duyệt đó. Kiểm tra vẫn diễn ra, và bên thuê có nội thất chắn lối thoát hiểm chính là bên phải trả giá. Hãy yêu cầu hồ sơ tuân thủ của tòa nhà trước khi thiết kế mặt bằng, và đưa nghĩa vụ duy trì sự tuân thủ đó của bên cho thuê vào hợp đồng.

Văn phòng trọn gói, không gian làm việc chung hay thuê truyền thống

Mỗi loại phù hợp với một giai đoạn khác nhau.

• Văn phòng trọn gói. Vào sử dụng nhanh nhất, có sẵn nội thất và dịch vụ, và thường cung cấp được giấy tờ đăng ký bạn cần. Đắt nhất trên mỗi chỗ ngồi, nhưng với năm đầu tiên khi quy mô nhân sự còn chưa chắc chắn thì đây thường là lựa chọn hợp lý.
• Không gian làm việc chung. Rẻ nhất cho đội rất nhỏ. Hãy hỏi cụ thể xem đơn vị vận hành có hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ đó không, vì nhiều nơi không hỗ trợ.
• Thuê truyền thống. Chi phí trên mỗi mét vuông tốt nhất khi quy mô nhân sự đã ổn định, nhưng đi kèm vốn đầu tư nội thất, cam kết dài hơn và gánh nặng quản lý mà bạn vốn muốn tránh.

Một mô hình phổ biến và hợp lý là dùng văn phòng trọn gói trong giai đoạn xin phép và tuyển những người đầu tiên, rồi chuyển sang thuê truyền thống khi quy mô đội ngũ là con số thật chứ không còn là dự báo.

Khi muốn ra đi

Điều khoản chấm dứt mặc định là bất cân xứng. Hãy soi quyền chấm dứt của bên cho thuê khi có vi phạm và thời hạn khắc phục ngắn tới đâu, có phạt khi chấm dứt trước hạn hay không và cách tính ra sao, và tiền cọc sẽ ra sao trong từng kịch bản chấm dứt. Pháp luật thương mại Việt Nam có giới hạn mức phạt vi phạm hợp đồng, điều đáng biết trước khi bạn chấp nhận một điều khoản trông có vẻ nặng tay.

Danh mục kiểm tra ngắn trước khi ký

Xác nhận địa chỉ có thể làm trụ sở đăng ký. Lấy hóa đơn tổng hằng tháng bằng đồng Việt Nam. Ấn định mức tăng bằng con số. Chụp ảnh và đính kèm tình trạng bàn giao. Kiểm tra điều khoản tỷ giá quy đổi. Xác nhận hồ sơ phòng cháy chữa cháy. Đàm phán quyền cho thuê lại hoặc chuyển nhượng. Xác nhận ai chịu các khoản thuế phía bên cho thuê.

Đang tìm mặt bằng trong khi pháp nhân còn đang xin phép? Đội ngũ soft landing của chúng tôi rà soát điều khoản thuê, kiểm tra địa chỉ có phục vụ được việc đăng ký của bạn hay không, và lo phần giấy tờ từ bên cho thuê mà hồ sơ của bạn cần.